SSM.ro – digitalizarea activității de SSM/ PSI/ HR
Platforma SSM.ro - instrumentul de lucru cu ajutorul căruia relația angajator-angajat se află la doar un click distanță; alege să spui adio sintagmei “pix cu pastă”
Ne bucură oportunitatea de a vă putea prezenta platforma SSM.ro, pentru a beneficia și dumneavoastră cât mai curând, de avantajele oferite de prima platformă profesională concepută și produsă în ROMÂNIA, care gestionează integral în mod digital activitățile de securitate și sănătate în muncă/ prevenire și stingere a incendiilor/ resurse umane și totodată de a deveni în cel mai scurt timp instrumentul dumneavoastră permanent de lucru.
SSM.ro pune la dispoziția utilizatorilor semnătura electronică, direct în platformă, printr-un simplu click, fără vreo altă formalitate, în conformitate cu Regulamentul UE eIDAS 910/2014, pentru a conferi valoare legală tuturor documentelor necesare activității de securitate și sănătate în muncă/ prevenire și stingere a incendiilor/ resurse umane.
În acest moment, digitalizarea implementată de platforma SSM.ro este permisă integral în companii și instituții, odată cu apariția cadrului legal conferit de prevederile Legii nr. 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă și a H.G. nr. 259/2022 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, aprobate prin H.G. nr. 1425/ 2006 (a se vedea clarificările Inspectiei Muncii privind acest subiect, expuse de Inspectorul General de Stat, dl. Nicolae Dantes Bratu – video).
Platforma SSM.ro este concepută ca un instrument de lucru permanent, disponibilă 24 ore din 24 ore, destinată angajatorilor, managerilor, servicilor externe de securitate și sănătate în muncă, specialiștilor SSM, PSI și HR din sectorul public și privat, precum și tuturor angajaților și colaboratorilor acestora care interacționează cu domeniile securității și sănătății în muncă/ prevenire și stingere a incendiilor / relaţiilor de muncă.
De ce să utilizezi Plarforma SSM.ro ?
Platforma SSM.ro oferă posibilitatea de a utiliza un instrument modern de lucru, prin economisirea de resurse materiale și timp, cu efect pozitiv în calitatea serviciilor prestate, conferind oportunitatea de organizare eficientă, simplă și practică a activității. Instruirile și evaluările angajaților se realizează de la distanță, deasemenea și testările periodice, prin chestionare online. Interacțiunea cu instituțiile publice este mult mai rapidă, eficientă și transparentă.
Platforma SSM.ro permite emiterea, comunicarea şi semnarea oricărui document în format electronic. Cea mai importantă componentă a platformei SSM.ro este aceea că oferă posibilitatea de a genera şi de a trimite prin email orice tip de instruire, instrucţiuni de lucru, proceduri operaţionale, soluţii tehnice, contracte de muncă, acte adiționale şi orice alte documente din domeniul relațiilor de muncă.
SSM.ro este prima platformă din România care gestionează digital activitățile de securitate și sănătate în muncă/ prevenire și stingere a incendiilor/ resurse umane și care folosește semnătura electronică direct în platformă, pentru validarea juridică a documentelor în conformitate cu prevederile Legii nr. 208/2021 și H.G. nr. 259/2022.
Platforma SSM.ro oferă o serie de funcții necesare unei gestionări cât mai eficiente și în siguranță a documentelor întocmite electronic și semnate cu ajutorul semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate. Practic, tot ce ține de securitate și sănătate în muncă, prevenirea și stingerea incendiilor, relațiile de muncă, se regăsește într-o singură platformă! Mai simplu pentru dumneavoastră și mai rapid pentru clienții și salariații pe care îi gestionați! (a se vedea lista cu furnizorii de semnătură electronică compatibili cu platforma SSM.ro).
Platforma SSM.ro vă ajută să treceți la nivelul următor al afacerii, indiferent care este mărimea companiei dumneavoastră, apelând la o soluție inteligentă și eficientă, prin automatizarea fluxurilor de instruire/ consemnare/ semnare electronică în timp real cu mobilitate extrem de ridicată, putând fi folosită de pe laptop, PC, tabletă sau telefon. Veți putea spune adio fișelor de instruire tiparite și completate cu pix și pastă. Noi vă oferim soluția, restul depinde de dumneavoastră (a se vedea un exemplu de fișe SSM și PSI în variantă digitală).
Beneficiile platformei SSM.ro
Procese de instruire simplificate
reprezintă o soluție care simplifică procesele de instruire. Prin utilizarea funcţiei instruire se realizează instruirea la distanță a lucrătorilor, testarea cunoştinţelor şi consemnarea instruirii în fișa electronică de instruire, semnarea fișei realizându-se printr-o simplă apăsare de buton (click) și fără nicio altă formalitate, rezultând astfel un document cu valoare legală. Semnătura electronică este pusă la dispoziția salariaților direct din platformă, fără a fi necesară deținerea semnăturii electronice anterior utilizării platformei SSM.ro;
Ușor de utilizat
este ușor de utilizat, intuitivă și cu o interfață cât se poate de prietenoasă. Fără a mai fi necesară deplasarea la sala de instruiri, platforma SSM.ro își propune să eficientizeze în companii, orice procese care implică securitate și sănătate în muncă, semnătura electronică la distanță a persoanelor implicate având valoare de semnătură olografă, certificată conform legislației naționale și europene în vigoare, arhivarea și păstrarea datelor din documentele semnate electronic cât și a documentației încărcate în platformă făcându-se în condiții de siguranță;
control I.T.M. digital
CONTROLUL I.T.M. se realizează în totalitate DIGITAL. Prin intermediul platformei SSM.ro documentele pot fi puse atât la dispoziția agajaților și colaboratorilor cât şi a autorităților de control; toate documentele pot fi puse la dispoziția inspectorilor de muncă, verificarea documentelor necesare efectuării controalelor inițiate de inspectorii de muncă urmând să se faca online; primul control digital efectuat de ITM a avut loc chiar în platforma SSM.ro. Documentele au fost verificate exclusiv digital, fără a mai fi nevoie să fie puse la dispoziția inspectorilor de muncă documentele în format letric, conform Procesului verbal de control încheiat de ITM.
Documente electronice
în cadrul platformei, informațiile sunt organizate într-o structură de documente electronice ușor de accesat și verificat, monitorizate automat pentru eficientizare. Securizarea documentelor se efectuează prin stocare în cloud cu back-up automat, riscul pierderii documentelor fiind diminuat semnificativ;
Costuri reduse
reduce semnificativ costurile și timpul alocat pentru gestionarea și semnarea documentelor pe hârtie; timpul necesar semnării unui document folosind semnătura electronică este foarte redus iar la final, documentul are aceeași valoare de original ca și un document semnat olograf; costurile pentru utilizarea platformei SSM.ro sunt accesibile (a se vedea lista de prețuri);
Protecția datelor cu caracter personal
platforma SSM.ro respectă legislația în vigoare privind protecția datelor cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 al Parlamentului European și al Consiliului UE, datele fiind stocate în UE.
Siguranța cibernetică
Platforma SSM.ro oferă siguranță cibernetică prin implementarea de măsuri de securitate precum: autentificare prin parole puternice, criptare a datelor sensibile, monitorizare continuuă a sistemelor pentru detectarea posibilelor amenințări, planuri de continuare a activității în cazul unui incident de securitate, respectarea regulilor și standardelor industriale în materie de securitate cibernetică.
Acestea sunt doar câteva dintre măsurile de siguranță cibernetică oferite de platforma SSM.ro, iar lista poate fi mai lungă, în funcție de nevoile specifice ale platformei și ale utilizatorilor acesteia. Toate serverele folosite sunt doar pe Europa, iar tehnologia este AWS - Amazon .
GESTIONAREA ELECTRONICĂ A DOCUMENTELOR,
Poate fi utilizată cu ușurință de orice persoană interesată, accesul în platformă putându-se realiza în baza unui cont de email, de pe orice smartphone, tabletă, laptop sau computer, aceste dispozitive cu acces la internet fiind suficiente pentru a genera și emite documentele necesare desfășurării unei activități eficiente,complet digitalizată, în conformitate cu cerințele și termenele prevăzute de lege.
În platforma SSM.ro, informațiile sunt organizate într-o structură de documente electronice ușor de accesat și verificat, monitorizate automat pentru eficientizare. Securizarea documentelor se efectuează prin stocare în cloud cu back-up automat. Prin intermediul platformei, documentele pot fi puse la dispoziția agajaților, colaboratorilor şi a autorităților de control. Platforma permite o transparență totală, interacțiunea cu instituțiile publice nu este doar mai rapidă și eficientă, ci și mai practică și transparentă. Platforma permite gestionarea unui număr nelimitat de documente, în mod independent de numărul de angajați și colaboratori.
Permite emiterea, comunicarea şi semnarea oricărui document în format electronic , tinând cont de reglementarile prevăzute atât de Legea nr. 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă cât și de H.G. nr. 259/2022 pentru modificarea și completarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii securității și sănătății în muncă nr. 319/2006, aprobate prin H.G. nr. 1425/2006.
Utilizarea semnăturii electronice la distanță presupune stocarea securizată a certificatului digital. Așadar, pentru generarea unei astfel de semnături nu este necesar un token sau drivere speciale, totul realizându-se direct în platformă.
Semnătura electronică (avansată sau calificată) conferă documentelor:
Valoare legală. Platforma SSM.ro utilizează semnatura electronică la distanță cu certificat avansat / calificat
emis de către un prestator calificat de servicii de încredere în conformitate cu Regulamentul UE eIDAS 910/2014 şi are
aceeaşi valoare legală cu semnătura olografă;
Mobilitate. Semnătura electronică se poate utiliza indiferent de locul în care se află utilizatorul şi
indiferent de tipul dispozitivului deținut (computer, laptop, tabletă, smartphone);
Securitate. Utilizatorul semnează în siguranță prin autorizarea cu doi factori: parolă de autentificare
şi cod unic de autorizare OTP (one-time-password) (exemplu de semnare electronică);
Verificarea documentelor necesare efectuării controalelor inițiate de inspectorii de muncă se face exclusiv online; companiile utilizatoare ale platformei pot permite accesul autorizat al inspectorilor de muncă în cadrul platformei, în secțiunea dedicată controlului documentelor, unde se află toate documentele companiei utilizatoare și care sunt semnate electronic în conformitate cu prevederile Regulamentului UE eIDAS 910/2014.
Interfața platformei SSM.ro vă ghidează pas cu pas pentru:
- crearea contului companiei utilizatoare în cadrul platformei, prin specificarea datelor de identificare juridică a acesteia;
- atribuirea rolurilor utilizatorilor în platformă (administrator, angajat, inspector de securitate și sănătate în muncă);
- generarea organigramei companiei utilizatoare, prin care este relevată ierarhia salariaţilor;
- înregistrarea în platformă a datelor angajaţilor din companie, funcţia acestora, departamentul din care fac parte şi conducătorul locului de muncă (pentru comunicare şi identificare fiecare angajat trebuie să dețină o adresă de e-mail, personală sau pusă la dispoziţie de companie);
- încărcarea materialelor de instruire şi a testelor aferente fiecărei etape (tematici) de instruire;
- generarea direct din platformă, pe baza instrucţiunilor încărcate, a tematicilor de instruire pentru fiecare lucrător;
- transmiterea materialelor de instruire şi a testelor către fiecare lucrător, pe adresa de e-mail pusă la dispoziţie de companie;
- instruirea efectivă a lucrătorilor constă în primirea de către aceștia, pe adresa de e-mail, a unui link de acces în platforma SSM.ro, odată cu crearea contului de angajat, moment din care are acces la toate materialele de instruire şi testare. După parcurgerea integrală a acestora, lucrătorii procedează la semnarea electronică a documentului care atestă parcurgerea materialelor de instuire şi testare;
- conducătorul locului de muncă este informat automat de către platformă despre faptul că subordonaţii săi au fost logaţi la platformă, au finalizat instruirea şi testarea, inclusiv despre semnarea electronică a fişei de instruire, fapt care îi conferă dreptul să semneze la rândul său instruirea efectuată în calitate de conducător al locului de muncă;
- după semnarea fişei de securitate şi sănătate în muncă în format electronic de catre conducătorul locului de muncă, platforma asigură transmiterea automată a fişei de instruire către persoana desemnată de către angajator să verifice şi să certifice prin semnatură electronică procesul de instruire;
- verificarea semnăturii electronice pentru documentele în format PDF semnate electronic se realizează automat folosind aplicația Adobe Reader, în panoul de semnături. O semnătură calificată apare în Adobe Acrobat Reader ca fiind validă (bifa verde) și conține informații despre verificarea ei față de lista de încredere europeană.
Ați decis să treceti la pasul următor și să vă DIGITALIZAȚI activitatea? Iată draftul de contract pe care vi-l propunem pentru o viitoare colaborare.
- în primul rând, completarea Regulamentului Intern al companiei dumneavoastră (a se vedea modelul de Act Aditional la Regulamentul Intern pe care îl propunem);
- pentru viitorii salariați - contractele individuale de muncă (CIM) (a se vedea modelul de Contract Individual de Muncă );
- pentru angajații actuali este necesar ca la contractele individuale de muncă existente să întocmiți un act adițional la CIM (a se vedea modelul de Act Adițional la CIM ), prin care să stabiliți modul de comunicare între angajator și angajat, cu menționarea adresei de email;
- în situația modificării adresei de email a salariatului, să întocmiți un act aditional la CIM în care să se menționeze modificarea acesteia (a se vedea modelul de Act Adițional la CIM pentru modificarea adresei de email );
- o Decizie privind persoana desemnată să efectueze identificarea fizică prin mijloace video a candidaților în vederea selectării și angajării (a se vedea modelul de Decizie numire persoană identificare candidați ).
Dacă sunteți convins că platforma SSM.ro vă este utilă, vă invităm să vă programați la o întâlnire online sau față în față cu un specialist din echipa de suport.
Inovarea reprezintă principala forță prin care business-urile se transformă și avansează iar platforma SSM.ro – modalitatea prin care se simplifică semnificativ munca zilnică!