PROCEDURI ȘI DOCUMENTE NECESARE PENTRU A SEMNA DIGITAL ACTELE ÎNCHEIATE ÎNTRE ANGAJATORI ȘI SALARIAȚI, ÎN CONFORMITATE CU LEGEA NR. 208/ 22.07.2021

13 Septembrie 2021, de Petrica Muresan
PROCEDURI ȘI DOCUMENTE NECESARE PENTRU A SEMNA DIGITAL ACTELE ÎNCHEIATE ÎNTRE ANGAJATORI ȘI SALARIAȚI, ÎN CONFORMITATE CU LEGEA NR. 208/ 22.07.2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative

Ca urmare a noilor reglementări prevăzute de Legea 208/ 22.07.2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate în domeniile SSM și HR, reglementări care conferă posibilitatea semnării digitale a documentelor specifice acestor domenii de activitate încheiate între angajatori și salariați, se impune respectarea unor proceduri specifice și întocmirea unor înscrisuri în conformitate cu legislația în vigoare.
• Ce trebuie să știm despre semnătura electronică avansată sau calificată?
Semnarea digitală a documentelor în domeniile SSM și HR, trebuie să se facă obligatoriu în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 910/ 2014 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru
tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE (Regulamentul eIDAS).

Regulamentul eIDAS definește semnătura electronică  ca fiind: „date în format electronic, atașate la/ asociate logic cu - alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna”, semnatarul fiind „o persoană fizică care creează o semnătură electronică”.

”Semnătura electronică” este doar un termen generic, care nu conferă un grad de încredere ridicat pe care cineva se presupune că ar trebui să îl aibă în semnătura electronică respectivă; existența unei cerințe de genul „documentul trebuie semnat electronic” nu conferă siguranță deplină din punctul de vedere al gradului în care partea interesată poate avea certitudinea că acel document reprezintă într-adevăr actul de voință al semnatarului;

În practică, în mod uzual, semnătura electronică poate însemna: 

• simpla precizare a numelui semnatarului la sfârșitul unui document electronic; 
• atașarea unei poze a semnăturii olografe, sau chiar a pozei semnatarului documentului respectiv;
• un scan după un document semnat olograf de semnatar și atașat la un e-mail.

„Semnătură electronică AVANSATĂ”, spre deosebire de semnătura electronică (simplă), este un concept strâns legat de gradul de încredere pe care cineva se presupune că ar trebui să îl aibă în această semnătură și trebuind să îndeplinească obligatoriu, în mod cumulativ CERINȚELE prevăzute de Art.26 din Regulament, respectiv:

a) face trimitere exclusiv la semnatar;
b) permite identificarea semnatarului;
c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său;
d) este legată de datele utilizate la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor să poată fi detectată.

„Datele de creare a semnăturilor electronice” reprezintă date unice care sunt utilizate de semnatar pentru a crea semnătura electronică.
 
În practică, un document semnat cu ”semnătură electronică avansată”, respectiv care îndeplinește cele 4 condiții prevăzute de Regulament, exprimă „cu un nivel ridicat de încredere” actul de voință al semnatarului;
  ”Semnătura electronică avansată” nu presupune o tehnologie specifică, aceasta se poate realiza prin diferite tehnologii (soluții tehnice și procedurale) prin care să se asigure îndeplinirea celor 4 cerințe din definiția semnăturii electronice avansate;

Demonstrarea îndeplinirii celor 4 condiții poate fi posibilă numai dacă tehnologia respectivă (soluția tehnică și procedurile aferente) este echivalentă tehnologiei pentru semnătura calificată descrisă în Regulamentul 910/ 2014.

”Semnătură electronică CALIFICATĂ” reprezintă o semnătură electronica avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.
Semnătura calificată este unicul tip de semnătură avansată pentru care Regulamentul 910/ 2014 precizează în mod complet tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru crearea ei.
Procesul de validare a unei semnături electronice calificate confirmă validitatea unei semnături electronice calificate , dacă sunt respectate cumulativ următoarele CERINȚE:

- sistemul utilizat pentru validarea semnăturii electronice calificate furnizează beneficiarului rezultatul corect al procesului de validare și permite beneficiarului să detecteze orice aspect relevant pentru Securitate;
- certificatul care stă la baza semnăturii a fost, la momentul semnării, un certificat calificat pentru semnătura electronică ;
- certificatul calificat a fost emis de un prestator de servicii de încredere calificat și a fost valabil în momentul semnării;
- datele de validare a semnăturilor corespund datelor furnizate de beneficiar;
- setul unic de date care reprezintă semnatarul în certificat este furnizat corect beneficiarului;
- utilizarea vreunui pseudonim este indicată clar beneficiarului în cazul în care la momentul semnării s-a folosit un pseudonim;
- semnătura electronica a fost creată printr-un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat;
- integritatea datelor semnate nu a fost compromisă;
- cerințele prevăzute la Art. 26 din Regulament au fost îndeplinite la momentul semnării.

  Diferențele dintre semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată

„Semnătura electronică calificată”, spre deosebire de „semnătură electronică avansată” este o semnătură electronică în care se specifică tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru a fi creată, respectiv un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și un certificat calificat pentru semnăturile electronice, emis de un prestator de servicii de încredere calificat la care se adaugă cerințele precizate în Regulamentul 910/2014;
Semnătura calificată este unicul tip de semnătură avansată pentru care Regulamentul 910/2014 precizează în mod complet tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru crearea ei, aceasta fiind foarte ușor de demonstrate, adică certă.

• Ce trebuie să facă angajatorul în contextual noilor prevederi legislative?

• Să completeze Regulamentul Intern al companiei cu clauze în conformitate cu prevederile Legii 208/ 2021, respectiv cu PROCEDURA privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, clauze care vor fi aduse obligatoriu la cunoștința salariaților, conform prevederilor legale (afișare, semnare etc.);
• Să utilizeze modelul-cadru de Contract Individual de Muncă, prevăzut prin Ordinul nr.585/ 2021 și/ sau să întocmească acte aditionale la contractele individuale de muncă existente pentru completarea/ modificarea contractelor de muncă cu noile prevederi legale iar în situația în care angajatorul și salariatul stabilesc de comun acord să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată pentru semnarea documentelor privind relațiile de muncă, respectiv instruirea și semnarea fișelor de instruire privind securitatea și sănătatea în muncă, să completeze contractul individual de muncă potrivit Legii 208/ 2021, cu clauze detaliate, privind modul concret de desfășurare a acestei proceduri.


• Ce formă ar putea lua Actele Adiționale la Regulamentul Intern și la Contractul Individual de Muncă, întocmite în conformitate cu Legea 208/ 2021?
Iată două modele:


• MODEL -
ACT ADIȚIONAL NR.______/ ___________
pentru completarea Regulamentului Intern nr. _________/__________
al S.C.______________________,

Prezentul Act Adițional la Regulamentul Intern, este întocmit în baza prevederilor Legii 208 / 2021 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 36/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative și completează Regulamentul Intern cu următoarele :

Art.1. Părţile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, sau pentru semnarea oricărui alt document, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.

Art.2. Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/ documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, potrivit legii.

Art.3. Contractele individuale de muncă şi actele adiţionale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum şi înscrisurile/ documentele din domeniul relaţiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, şi vor fi puse la dispoziţia organelor de control competente, la solicitarea acestora.

Art.4. Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.

Art.5. Vor putea exista documente semnate electronic (cu angajații care au fost de acord pentru semnătura electronică), concomitent cu documentele semnate olograf, cu condiția impusă de lege ca pe același document să se folosească același tip de semnătură, respectiv - fie ambele părți au semnat electronic, fie olograf. 

Art.6. La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, în condiţiile legii.

Art.7. Dovada instruirii din punct de vedere al securității și sănătății în muncă și a prevenirii și stingerii incendiilor, poate fi realizată în format electronic sau pe suport hârtie, în funcție de modalitatea aleasă de către angajator. În cazul folosirii variantei în format electronic dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată.

Art.8. Angajatorul va suporta, pentru el şi pentru angajaţii săi, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale menţionate de Legea 208/ 2021, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea înscrisurilor/ documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă.

Art.9. Angajatorul va informa persoana selectată în vederea angajarii ori, dupa caz, salariatul, cu privire la

PROCEDURA
privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate

Pentru a obține semnătura electronică avansată sau calificată, salariatul va urma pașii indicați de platforma SSM.ro și de furnizorul de semnătură electronică agreat de angajator.

Pentru semnarea documentelor în cadrul platformei SSM.ro, se utilizează semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 910/ 2014 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru
tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE (Regulamentul eIDAS).

Regulamentul eIDAS definește semnătura electronică  ca: „date în format electronic, atașate la/ asociate logic cu - alte date în format electronic și care sunt utilizate de semnatar pentru a semna”, semnatarul fiind „o persoană fizică care creează o semnătură electronică”.

”Semnătura electronică” este doar un termen generic, care nu conferă un grad de încredere ridicat pe care cineva se presupune că ar trebui să îl aibă în semnătura electronică respectivă; existența unei cerințe de genul „documentul trebuie semnat electronic” nu conferă siguranță deplină din punctul de vedere al gradului în care partea interesată poate avea certitudinea că acel document reprezintă într-adevăr actul de voință al semnatarului;

În practică, în mod uzual, semnătura electronică poate însemna: 

• simpla precizare a numelui semnatarului la sfârșitul unui document electronic; 
• atașarea unei poze a semnăturii olografe, sau chiar a pozei semnatarului documentului respectiv;
• un scan după un document semnat olograf de semnatar și atașat la un e-mail.

„Semnătură electronică AVANSATĂ”, spre deosebire de semnătura electronică (simplă), este un concept strâns legat de gradul de încredere pe care cineva se presupune că ar trebui să îl aibă în această semnătură și trebuind să îndeplinească obligatoriu, în mod cumulativ CERINȚELE prevăzute de Art.26 din Regulament, respectiv:

a) face trimitere exclusiv la semnatar;
b) permite identificarea semnatarului;
c) este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său;
d) este legată de datele utilizate la semnare, astfel încât orice modificare ulterioară a datelor să poată fi detectată.

„Datele de creare a semnăturilor electronice” reprezintă date unice care sunt utilizate de semnatar pentru a crea semnătura electronică.
 
În practică, un document semnat cu ”semnătură electronică avansată”, respectiv care îndeplinește cele 4 condiții prevăzute de Regulament, exprimă „cu un nivel ridicat de încredere” actul de voință al semnatarului;
  ”Semnătura electronică avansată” nu presupune o tehnologie specifică, aceasta se poate realiza prin diferite tehnologii (soluții tehnice și procedurale) prin care să se asigure îndeplinirea celor 4 cerințe din definiția semnăturii electronice avansate;

Demonstrarea îndeplinirii celor 4 condiții poate fi posibilă numai dacă tehnologia respectivă (soluția tehnică și procedurile aferente) este echivalentă tehnologiei pentru semnătura calificată descrisă în Regulamentul 910/ 2014.

”Semnătură electronică CALIFICATĂ” reprezintă o semnătură electronica avansată care este creată de un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și care se bazează pe un certificat calificat pentru semnăturile electronice.
Semnătura calificată este unicul tip de semnătură avansată pentru care Regulamentul 910/ 2014 precizează în mod complet tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru crearea ei.
Procesul de validare a unei semnături electronice calificate confirmă validitatea unei semnături electronice calificate , dacă sunt respectate cumulativ următoarele CERINȚE:

- sistemul utilizat pentru validarea semnăturii electronice calificate furnizează beneficiarului rezultatul corect al procesului de validare și permite beneficiarului să detecteze orice aspect relevant pentru Securitate;
- certificatul care stă la baza semnăturii a fost, la momentul semnării, un certificat calificat pentru semnătura electronică ;
- certificatul calificat a fost emis de un prestator de servicii de încredere calificat și a fost valabil în momentul semnării;
- datele de validare a semnăturilor corespund datelor furnizate de beneficiar;
- setul unic de date care reprezintă semnatarul în certificat este furnizat corect beneficiarului;
- utilizarea vreunui pseudonim este indicată clar beneficiarului în cazul în care la momentul semnării s-a folosit un pseudonim;
- semnătura electronica a fost creată printr-un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat;
- integritatea datelor semnate nu a fost compromisă;
- cerințele prevăzute la Art. 26 din Regulament au fost îndeplinite la momentul semnării.

  Diferențele dintre semnătura electronică avansată și semnătura electronică calificată

„Semnătura electronică calificată”, spre deosebire de „semnătură electronică avansată” este o semnătură electronică în care se specifică tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru a fi creată, respectiv un dispozitiv de creare a semnăturilor electronice calificat și un certificat calificat pentru semnăturile electronice, emis de un prestator de servicii de încredere calificat la care se adaugă cerințele precizate în Regulamentul 910/2014;
Semnătura calificată este unicul tip de semnătură avansată pentru care Regulamentul 910/2014 precizează în mod complet tehnologia (soluția tehnică și procedurală) utilizată pentru crearea ei, aceasta fiind foarte ușor de demonstrate, adică certă.


Art.10. Toate celelalte clauze prevăzute în Regulamentul Intern nr. _____/___________ al S.C. _______________, rămân neschimbate.

Prezentul act aditional intră în vigoare începând cu data de 25.07.2021.


ANGAJATOR,

Data 25.07.2021






TABEL NOMINAL
CU SALARIAȚII CARE AU LUAT LA CUNOȘTINTĂ CONȚINUTUL
ACTULUI ADIȚIONAL NR.______/ ___________
la Regulamentul Intern nr. _________/__________al S.C.______________________


NR.
CRT.
NUMELE SI PRENUMELE
FUNCȚIA
DATA

SEMNĂTURA

















• MODEL -

ACT ADIȚIONAL NR.________/ _________

la Contractul Individual de Muncă încheiat și înregistrat sub nr. ............ / ...........,
în Registrul General de Evidență a Salariaților


A: Părțile


Angajator – persoană juridică S.C. _____________, cu sediul în __________, Str. ___________, nr.__, înregistrată la Oficiul Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul _________, sub nr. ____________ , cod fiscal _____________, telefon __________ , reprezentată legal prin D-l./ D-na.________________, în calitate de _____________

și

Salariatul/ Salariata - domnul/ doamna ____________, domiciliat/ domiciliată în localitatea ______________, str. ___________ nr.__________, județul ____________, posesor/ posesoare al/ a buletinului/ carții de identitate/ pașaportului seria _______ nr. _________ , eliberat/ eliberată de ___________ la data de ____________ , CNP ___________ , autorizație de muncă/ permis de ședere în scop de muncă seria _________ nr. ____________ din data _________________ ,


am încheiat prezentul act adițional la contractul individual de muncă în urmatoarele condiții asupra cărora am convenit:


B: Obiectul prezentului act adițional este completarea clauzelor contractului individual de muncă, cu următoarele:

Art. 1 Conform prevederilor Legii nr. 208/ 2021 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 36/ 2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, angajatorul și salariatul stabilesc de comun acord să utilizeze în condițiile stabilite de Regulamentul Intern, pentru semnarea documentelor: semnătura olografă și/sau semnătura electronică, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, aceștia utilizând același tip de semnătură (olografă sau electronică). Semnătura electronică avansată sau calificată se vor utiliza în conformitate cu prevederile Regulamentului nr. 910/ 2014 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL
CONSILIULUI din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică și serviciile de încredere pentru
tranzacțiile electronice pe piața internă și de abrogare a Directivei 1999/93/CE (Regulamentul eIDAS).

1.2. În situația în care documentele se vor semna cu semnătura electronică, semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, adresa de email utilizată de salariat în acest scop, va fi următoarea:

• _________________________@ _____________________

1.3. Salariatul răspunde personal de gestionarea adresei de email menționate la 1.2. și de protejarea confidențialității parolei de acces. De asemenea salariatul are obligația ca la primul acces în platforma SSM.ro să introducă o parolă de acces pe care este obligat să o păstreze confidențială. Acesta se obligă să nu salveze parolele de acces în dispozitive la care pot avea acces și alte persoane.
1.4. Salariatul se obligă ca pe parcursul utilizării platformei SSM.ro, imediat după finalizarea/ semnarea unui document să își descarce/ salveze/ arhiveze documentul respectiv, pe un dispozitiv propriu.
1.5. Salariatul are obligația de a verifica zilnic mesajele primite pe adresa de email declarată la 1.2. și de a duce la îndeplinire sarcinile solicitate de angajator sau reprezentanții săi prin platforma SSM.ro.
1.6. Salariatul are obligația de a anunța deîndată angajatorul cu privire la o eventuală schimbare a adresei de email, situație în care salariatul va da o declarație privind noua adresă de email ce urmează a fi utilizată în relația cu angajatorul.
1.7. În cazul în care adresa de email este pusă la dispoziția salariatului de către angajator, angajatorul garantează că salariatul căruia i-a fost încredințată are acces exclusiv la aceasta; la prima utilizare, salariatul va putea schimba parola de acces, eliminându-se orice posibilitate de utilizare a acesteia de către alte persoane. Deasemenea, angajatorul garantează că nu controlează mijloacele prin care angajatul semnează electronic și va implementa măsuri de securitate în compania sa, care să prevină scurgerea de informații.
Art. 2 Conform Ordinului nr. 585/ 2 iulie 2021 privind modificarea și completarea modelului-cadru al contractului individual de muncă, prevăzut în anexa la Ordinul ministrului muncii și al solidarității sociale nr. 64/ 2003 (Monitorul Oficial 712, Partea I, 19 iulie 2021), contractul individual de muncă se completează astfel: la lit.M punctul 4, după litera c) se introduce o noua literă, litera c¹), cu următorul cuprins: „c¹) să informeze angajatul cu privire la obligaţia de a adera la un fond de pensii administrat privat”.
2.1. Conform Art. 30. din Legea 411/2004, care guvernează Pilonul II de pensii private:
(1) Persoanele în vârstă de până la 35 de ani, care sunt asigurate potrivit prevederilor art. 5 alin. (1) din Legea nr. 19/2000 privind sistemul public de pensii și alte drepturi de asigurări sociale, cu modificările și completările ulterioare, și care contribuie la sistemul public de pensii, trebuie să adere la un fond de pensii.
(2) Persoanele, altele decât cele prevăzute la alin. (1), în vârstă de până la 45 de ani, care sunt deja asigurate și contribuie la sistemul public de pensii, pot adera la un fond de pensii.
Art.3 Toate celelalte clauze prevăzute în contractual individual de muncă rămân nemodificate.


Angajator,

S.C. _______________ S.R.L.



Salariat,
_____________________
Reprezentant legal,





Am primit 1 exemplar,

Numele și prenumele ________________________
Data__________________
Semnătura ______________________




• Iată ce prevede Legea 208/ 22.07.2021:


Legea 208/2021 pentru aprobarea Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 36/ 2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative
Articol unic
Se aprobă Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 36 din 5 mai 2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoţite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată şi sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relaţiilor de muncă, şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 474 din 6 mai 2021, cu următoarele modificări şi completări:
1.Titlul ordonanţei de urgenţă se modifică şi va avea următorul cuprins:
"ORDONANŢĂ DE URGENŢĂ privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relaţiilor de muncă şi pentru modificarea şi completarea unor acte normative"
2.La articolul I punctul 1, alineatele (11)-(13) ale articolului 16 se modifică şi vor avea următorul cuprins:
"(11) Părţile pot opta să utilizeze la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată.
(12) Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate ori a sigiliului electronic al angajatorului, pentru întocmirea tuturor înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea contractului individual de muncă, în condiţiile stabilite prin regulamentul intern şi/sau contractul colectiv de muncă aplicabil, potrivit legii.
(13) Contractele individuale de muncă şi actele adiţionale încheiate prin utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă se arhivează de către angajator cu respectarea prevederilor Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, şi ale Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată, şi vor fi puse la dispoziţia organelor de control competente, la solicitarea acestora."
3.La articolul I punctul 1, alineatele (14) şi (15) ale articolului 16 se abrogă.
4.La articolul I punctul 1, alineatele (16) şi (17) ale articolului 16 se modifică şi vor avea următorul cuprins:
"(16) Angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică avansată sau semnătura electronică calificată, la încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă.
(17) La încheierea, modificarea, suspendarea sau, după caz, la încetarea contractului individual de muncă, părţile trebuie să utilizeze acelaşi tip de semnătură, respectiv semnătura olografă sau semnătura electronică, în condiţiile prezentei legi."
5.La articolul I, după punctul 1 se introduce un nou punct, punctul 11, cu următorul cuprins:
"11. La articolul 16, după alineatul (17) se introduce un nou alineat, alineatul (18), cu următorul cuprins:
«(18) Organele de control competente au obligaţia de a accepta, pentru verificare şi control, contractele individuale de muncă şi actele adiţionale, precum şi înscrisurile/documentele din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă încheiate în format electronic, cu semnătura electronică, potrivit legii, fără a le solicita şi în format letric. La solicitarea acestora, documentele încheiate cu semnătura electronică pot fi transmise în format electronic şi anterior efectuării controlului.»"
6.La articolul I punctul 2, litera o) a alineatului (3) al articolului 17 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"o) procedurile privind utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate şi semnăturii electronice calificate."
7.La articolul II, după punctul 5 se introduce un nou punct, punctul 6, cu următorul cuprins:
"6. La articolul 11, litera g) se modifică şi va avea următorul cuprins:
"g) nerespectarea prevederilor art. 7 lit. c) referitoare la obligaţia angajatorului de a asigura condiţii pentru ca telesalariatul să primească o instruire suficientă şi adecvată în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă, în special sub formă de informaţii şi instrucţiuni de lucru privind utilizarea echipamentelor cu ecran de vizualizare: la angajare, la introducerea unui nou echipament de muncă, la introducerea oricărei noi proceduri de lucru, cu amendă de 2.000 lei.»"
8.După articolul II se introduce un nou articol, articolul II1, cu următorul cuprins:
"Art. II1
La articolul 21 din Legea securităţii şi sănătăţii în muncă nr. 319/2006, publicată în Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 646 din 26 iulie 2006, cu modificările şi completările ulterioare, alineatul (3) se modifică şi va avea următorul cuprins:
«(3) Instruirea prevăzută la art. 20 alin. (4) trebuie să se efectueze în timpul programului de lucru, fie în interiorul, fie în afara întreprinderii şi/sau unităţii, fie online.»"
9.La articolul III, alineatul (5) al articolului 21 se modifică şi va avea următorul cuprins:
"(5) În cazul folosirii variantei în format electronic prevăzute la alin. (4), dovada instruirii trebuie să fie semnată cu semnătură electronică, semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată."
10.La articolul IV, alineatele (1) şi (2) se modifică şi vor avea următorul cuprins:
"Art. IV
(1) Noţiunile de semnătură electronică, semnătură electronică avansată, semnătură electronică calificată şi sigiliul electronic, utilizate în cuprinsul actelor normative care fac obiectul art. I-III din prezenta ordonanţă de urgenţă, au înţelesul dat de dispoziţiile Regulamentului (UE) nr. 910/2014 al Parlamentului European şi al Consiliului din 23 iulie 2014 privind identificarea electronică şi serviciile de încredere pentru tranzacţiile electronice pe piaţa internă şi de abrogare a Directivei 1999/93/CE.
(2) Angajatorul poate suporta, pentru el şi pentru angajaţii săi, în vederea îndeplinirii obligaţiilor legale menţionate în prezenta ordonanţă de urgenţă, cheltuielile pentru achiziţionarea semnăturilor electronice avansate sau semnăturilor electronice calificate utilizate pentru semnarea înscrisurilor/documentelor din domeniul relaţiilor de muncă/securităţii şi sănătăţii în muncă."
11.La articolul IV, după alineatul (2) se introduce un nou alineat, alineatul (21), cu următorul cuprins:
"(21) Cheltuielile efectuate de angajator, prevăzute la alin. (2), reprezintă cheltuieli deductibile pentru determinarea rezultatului fiscal."
-****-
Această lege a fost adoptată de Parlamentul României, cu respectarea prevederilor art. 75 şi ale art. 76 alin. (1) din Constituţia României, republicată.
Publicată în Monitorul Oficial cu numărul 720 din data de 22 iulie 2021