Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Poziția IGSU confirmă aplicabilitatea Legii 214/2024 privind utilizarea semnăturii electronice, în documentele electronice de instruire

Platforma SSM.ro, prin dezvoltatorul său – Consultia Digital, a transmis către Inspectoratul General pentru Situații de Urgență (IGSU) o solicitare oficială privind aplicabilitatea Legii nr. 214/2024 în contextul semnării electronice a fișelor individuale de instruire în domeniul situațiilor de urgență.

📩 Întrebarea esențială: Pot fi semnate fișele de instruire PSI în format electronic, cu semnătură electronică, în condițiile în care OMAI 712/2005 menționează expres utilizarea pastei sau cernelei?

🔍 Răspunsul IGSU – confirmare oficială

Prin adresa oficială nr. 1537/11.05.2025, IGSU a transmis următorul punct de vedere:

„Fișele de instructaj, ca acte juridice întocmite în format electronic și semnate cu semnătură electronică avansată sau semnătură electronică calificată, produc aceleași efecte juridice ca fișele de instructaj întocmite în format letric, completate și semnate olograf.”

Această poziție confirmă faptul că documentele electronice de instruire, atunci când sunt semnate electronic în conformitate cu Legea 214/2024, sunt valabile din punct de vedere juridic și acceptate în controalele IGSU.

Inspectoratul General pentru Situații de Urgență reconfirmă, prin adresă oficială, faptul că documentele în format electronic, semnate cu semnătură electronică conform legii, sunt recunoscute și acceptate de instituție.

În mod explicit, se face trimitere la Legea nr. 214/2024, care stabilește că actele juridice în format electronic, semnate cu semnătură electronică (avansată sau calificată, după caz), produc aceleași efecte juridice ca documentele pe suport hârtie. Această regulă se aplică inclusiv documentelor din domeniul apărării împotriva incendiilor și al instruirii în situații de urgență.

Totodată, ISU precizează că autoritățile și instituțiile publice au obligația de a accepta documentele electronice semnate, fără a impune în mod expres revenirea la format fizic, cu excepțiile strict prevăzute de lege (ex. documente care trebuie afișate la locul de muncă).

Mesajul de fond este unul foarte clar: digitalizarea este acceptată și susținută, atât timp cât sunt respectate cerințele legale privind semnătura electronică și evidențele documentare.

În acest context, soluțiile digitale utilizate în practică, ( ex platforma SSM.ro ) care respectă cadrul legal în vigoare, sunt perfect aliniate cu cerințele autorităților de control.

Cred că este un pas important pentru claritate, predictibilitate și maturizarea modului în care lucrăm în SSM și PSI.

⚠️ Clarificare importantă

IGSU subliniază, totodată, că Legea 214/2024 nu modifică obligația privind efectuarea fizică a instruirii în domeniul situațiilor de urgență:

„Dispozițiile Legii nr.214/2024 [...] vizează doar aspecte privind utilizarea semnăturii electronice, fără a reglementa modificări asupra modalității de efectuare a instruirii în format fizic.”

Cu alte cuvinte:

• Instruirea se face fizic, cu prezența persoanei instruite.
• Dar fișa de instruire poate fi completată și semnată în format digital, cu semnătură electronică avansată sau calificată, astfel cum acestea sunt definite de Legea 214/2024.

✅ Concluzie: Digitalizarea fișelor PSI este posibilă și legală

Răspunsul IGSU confirmă pe deplin poziția exprimată de echipa SSM.ro:

Angajatorii pot utiliza semnătura electronică pentru semnarea fișelor de instruire PSI, fără riscul neluării în considerare sau aplicării unor sancțiuni, atâta timp cât instruirea se desfășoară fizic și fișele de instruire respectă cerințele legale privind semnătura electronică (Reg. eIDAS și Legea 214/2024).

🔗 Recomandarea SSM.ro

Recomandăm tuturor utilizatorilor platformei să:

• Utilizeze fișele digitale disponibile în SSM.ro pentru instruirile PSI;
• Aplice semnătura electronică avansată sau calificată;
• Păstreze dovada instruirii fizice (prezență, materiale, durată).

Astfel, activitatea dumneavoastră va fi în deplină concordanță cu legislația actuală, veți reduce semnificativ volumul de hârtie și veți beneficia de un sistem complet digitalizat pentru evidența instruirilor.

📢 Comunitatea SSM.ro mulțumește IGSU pentru deschiderea arătată și sprijină în continuare digitalizarea conform legii, în sprijinul angajatorilor din România.

🟦 Ai întrebări sau vrei să activezi fișele PSI digitale pentru firma ta?

👉 Scrie-ne la office@ssm.ro sau folosește secțiunea de suport din platformă.