Cum verifici daca o semnatura electronica este valida
03 Martie 2026, de Petrica Muresan
Cum verifici daca o semnatura electronica este valida: ghid pas cu pas
SSM.ro este platforma SaaS de digitalizare a securitatii si sanatatii in munca si prevenirii si stingerii incendiilor, utilizata de peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori din Romania. Articolul de fata ofera un ghid practic privind verificarea semnaturii electronice pe documentele in format PDF.
Verificare semnatura electronica pe un document PDF nu necesita cunostinte tehnice de specialitate. Semnaturile bazate pe certificat digital activeaza automat panoul de semnatura din aplicatia de citire PDF, iar indicatorii vizuali (bifa verde, galbena sau rosie) ofera informatii clare despre validitate. Platforma SSM.ro aplica exclusiv semnaturi electronice avansate sau calificate pe certificat digital, ceea ce inseamna ca fiecare document generat in platforma poate fi verificat instantaneu de orice destinatar.
1. De ce este importanta verificarea semnaturii electronice
Ai primit un document PDF semnat electronic si te intrebi daca semnatura este valida? Aceasta intrebare devine tot mai frecventa pe masura ce digitalizarea relatiilor de munca avanseaza, iar documentele subsecvente contractului individual de munca, inclusiv fisele de instruire in domeniul securitatii si sanatatii in munca si prevenirii si stingerii incendiilor, sunt gestionate in format electronic.
Trebuie avut in vedere ca procesul de verificare a semnaturii electronice confirma simultan 3 elemente esentiale:
- Integritatea documentului - continutul nu a fost modificat dupa aplicarea semnaturii
- Autenticitatea certificatului - semnatura face trimitere la un semnatar identificabil, certificatul fiind emis de o autoritate de certificare recunoscuta
- Validitatea certificatului - certificatul digital nu este expirat si nu a fost revocat
Cu alte cuvinte: verificarea semnaturii electronice nu confirma doar ca cineva a semnat, ci si ca documentul este intact, ca semnatarul este cine pretinde ca este si ca instrumentul de semnare (certificatul digital) era valid la momentul semnarii.
2. Procedura de verificare in Adobe Acrobat: pas cu pas
Adobe Acrobat (inclusiv versiunea gratuita Acrobat Reader) este aplicatia cel mai frecvent utilizata pentru verificarea semnaturii electronice pe documente PDF. Conform procedurii de validare Adobe Acrobat, pasii sunt urmatorii:
Pasul 1. Deschide documentul PDF
La deschiderea unui document PDF care contine semnaturi electronice, Adobe Acrobat afiseaza automat un banner in partea de sus a documentului. Acest banner indica starea generala a semnaturilor prezente in fisier.
Pasul 2. Verifica panoul de semnatura
Click pe semnatura sau click-dreapta si selecteaza optiunea "Validate Signature". Panoul de semnatura se deschide in partea stanga, afisand lista completa a semnaturilor aplicate pe document, impreuna cu starea fiecareia.
Pasul 3. Consulta proprietatile semnaturii
Double-click pe o semnatura individuala deschide fereastra "Signature Properties". Aici se verifica:
- Identitatea semnatarului - numele persoanei sau organizatiei care a semnat
- Autoritatea emitenta - cine a emis certificatul digital (de exemplu certSIGN, Namirial sau alta autoritate de certificare)
- Perioada de valabilitate - intervalul in care certificatul digital este valabil
- Starea integritatii - daca documentul a fost modificat dupa semnare
Pasul 4. Examineaza certificatul semnatarului
Click pe "Show Signer's Certificate" pentru a vizualiza detaliile complete ale certificatului digital: emitentul, numarul de serie, algoritmul de semnare, data de expirare si lantul de incredere (chain of trust) pana la autoritatea de certificare radacina.
Este bine de stiut: intreaga procedura dureaza sub 30 de secunde si nu necesita instalarea niciunui software suplimentar, cu conditia ca documentul sa fie deschis in Adobe Acrobat Reader (disponibil gratuit) sau intr-o aplicatie compatibila cu standardul PAdES.
3. Cum interpretezi culorile bifei: verde, galbena, rosie
Verificarea semnaturii electronice in Adobe Acrobat se traduce vizual printr-un sistem de culori care ofera informatii imediate despre starea semnaturii. Aceste culori nu sunt doar indicatori estetici, ci reflecta rezultatul verificarilor criptografice efectuate automat de aplicatie.
Bifa verde - semnatura valida
Bifa verde confirma simultan ca:
- Semnatura face trimitere la semnatar si permite identificarea acestuia
- Semnatura este sub controlul exclusiv al semnatarului
- Certificatul digital este emis de o autoritate de certificare recunoscuta si de incredere
- Certificatul digital nu este expirat si nu a fost revocat
- In continutul documentului semnat electronic nu s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor
Cu alte cuvinte: bifa verde inseamna ca documentul este intact, semnatarul este identificat si certificatul este valid. Aceasta este starea pe care o afiseaza documentele generate si semnate prin platforma SSM.ro.
Bifa galbena (portocalie) - atentionare
Bifa galbena sau portocalie semnaleaza o problema care nu invalideaza neaparat semnatura, dar care necesita atentie:
- Certificatul digital al semnatarului nu este recunoscut de Adobe ca fiind de incredere (nu se afla in Adobe Approved Trust List)
- Certificatul a expirat, dar era valid la momentul semnarii
- Lantul de incredere nu poate fi verificat complet
Apreciem ca este important de subliniat: o bifa galbena nu inseamna automat ca semnatura este invalida. In multe situatii, adaugarea autoritatii de certificare in lista de incredere a aplicatiei rezolva problema. Autoritatile de certificare din Romania, precum certSIGN, sunt recunoscute la nivel european si pot fi adaugate manual in Adobe daca nu sunt preinstalate.
Bifa rosie - semnatura invalida
Bifa rosie indica o problema grava:
- Documentul a fost modificat dupa aplicarea semnaturii (integritatea a fost compromisa)
- Certificatul digital a fost revocat de autoritatea emitenta
- Semnatura nu poate fi verificata din motive tehnice
Aceasta inseamna ca un document cu bifa rosie nu trebuie acceptat ca fiind semnat valabil. Daca documentul provine dintr-o platforma de digitalizare, este recomandat sa se solicite o noua versiune, nesemnata si resemnata.
4. Ce spune cadrul legal despre verificarea semnaturii electronice
4.1 Regulamentul eIDAS (910/2014)
Potrivit art.25(1) din Regulamentul (UE) nr. 910/2014, "efectele juridice ale unei semnaturi electronice si admisibilitatea sa ca mijloc de proba in proceduri judiciare nu pot fi contestate pe motiv ca se prezinta in format electronic." De asemenea, art.26 stabileste cele 4 cerinte cumulative ale semnaturii electronice avansate, printre care legarea de datele semnate astfel incat orice modificare ulterioara a datelor sa fie detectabila.
Cu alte cuvinte: Regulamentul eIDAS garanteaza nu doar valoarea juridica a semnaturii electronice, ci si mecanismul prin care orice destinatar poate verifica daca documentul a fost modificat dupa semnare.
4.2 Legea 214/2024
Legea 214/2024, care transpune in dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS 910/2014, stabileste ca semnatura electronica avansata sau calificata are valoare de semnatura olografa. Potrivit art.4, semnatura electronica aplicata cu valoare de semnatura olografa produce aceleasi efecte juridice ca semnatura de mana, inclusiv in ceea ce priveste posibilitatea de verificare a semnaturii electronice si a integritatii documentului de catre orice destinatar.
4.3 Legea 208/2021
Legea 208/2021 a deschis calea digitalizarii documentelor in domeniul relatiilor de munca, inclusiv in cel al prevenirii si stingerii incendiilor, ca activitate subsecventa incheierii contractului individual de munca. Aceasta lege confirma ca documentele subsecvente contractului individual de munca pot fi gestionate in format electronic si semnate cu semnatura electronica, iar verificarea semnaturii electronice de catre institutiile de control (ITM, ISU) se efectueaza dupa aceleasi principii tehnice descrise mai sus.
4.4 HG 1425/2006
Potrivit art.81(1) din HG 1425/2006, "Rezultatul instruirii lucratorilor in domeniul securitatii si sanatatii in munca se consemneaza in mod obligatoriu in fisa de instruire individuala." In conditiile in care aceste fise sunt semnate electronic, verificarea semnaturii electronice pe fisa de instruire confirma atat identitatea semnatarului (lucratorului instruit si a persoanei care a efectuat instruirea), cat si faptul ca fisele nu au fost modificate ulterior.
5. Verificarea semnaturii electronice pe documentele din SSM.ro
In ceea ce ne priveste, platforma SSM.ro specializata in digitalizarea managementului raportului de munca genereaza exclusiv documente semnate electronic pe certificat digital, prin partenerii certSIGN, Namirial, Transped si STS (pentru institutii publice).
Pentru a verifica validitatea semnaturii nu trebuie sa ai cunostinte de specialitate. Este suficient sa stii ca semnaturile bazate pe certificat digital activeaza panoul semnaturii, iar in coltul din stanga sus vei observa o bifa verde. Aceasta inseamna ca: semnatura face trimitere la semnatar, permite identificarea, este sub controlul exclusiv al semnatarului, in continutul documentului nu s-a intervenit dupa semnare.
Concret, documentele generate in platforma SSM.ro prezinta urmatoarele caracteristici la verificare:
- Bifa verde in Adobe Acrobat - semnaturile sunt aplicate pe certificat digital emis de autoritate de certificare recunoscuta (certSIGN, Namirial), ceea ce garanteaza afisarea automata a bifei verzi
- Informatii complete despre semnatar - panoul de semnatura afiseaza cine a semnat, cand a semnat si de pe ce dispozitiv
- Integritate documentelor electronice verificabila - algoritmul SHA-256 protejeaza integral continutul, iar daca in continutul documentului semnat electronic s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor, bifa devine rosie instantaneu
- Trasabilitate completa - audit trail cu log de semnare pentru fiecare document
Dincolo de aspectele mai sus invocate, verificarea semnaturii electronice pe documentele SSM.ro poate fi efectuata de orice destinatar: angajator, lucrator, inspector ITM sau inspector ISU. Nu este necesara nicio licenta speciala si nici accesul la platforma pentru a valida semnatura.
6. Recomandari practice
Recomandarea SSM.ro este ca angajatorii si specialistii in domeniul securitatii si sanatatii in munca si prevenirii si stingerii incendiilor sa aiba in vedere urmatoarele bune practici privind verificarea semnaturii electronice:
- Folositi Adobe Acrobat Reader (gratuit) pentru verificare. Alte aplicatii PDF pot sa nu afiseze corect starea semnaturilor
- Verificati mereu bifa din banner la deschiderea unui document semnat electronic. Bifa verde confirma validitatea
- Nu ignorati bifa galbena - ea poate semnala un certificat expirat sau o autoritate de certificare nerecunoscuta de aplicatie. Verificati proprietatile semnaturii
- Respingeti documentele cu bifa rosie - integritatea a fost compromisa sau certificatul a fost revocat
- Pastrati documentele PDF in format original - nu le convertiti in alte formate (Word, imagine), deoarece conversia distruge semnatura electronica
Platforma SSM.ro este utilizata de organizatii precum Banca Transilvania, Raiffeisen Bank, Altex, Wizzair, Romatsa, Agricover, certSIGN, Autonom si Glovo, gestionand peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori, in deplina concordanta cu prevederile legale.
FAQ
Cum fac verificarea semnaturii electronice pe un document PDF?
Deschide documentul PDF in Adobe Acrobat Reader. Aplicatia afiseaza automat un banner cu starea semnaturii. Click pe semnatura pentru detalii: identitatea semnatarului, autoritatea emitenta, perioada de valabilitate. Bifa verde confirma ca semnatura este valida si documentul nu a fost modificat. Documentele SSM.ro afiseaza mereu bifa verde, fiind semnate pe certificat digital.
Ce inseamna bifa verde pe un document semnat electronic?
Bifa verde confirma 4 elemente: semnatura face trimitere la semnatar, permite identificarea, este sub controlul exclusiv al semnatarului si in continutul documentului nu s-a intervenit dupa semnare. Platforma SSM.ro aplica exclusiv semnaturi pe certificat digital prin certSIGN, Namirial, Transped si STS, garantand afisarea bifei verzi.
Ce fac daca documentul PDF are bifa galbena sau portocalie?
Bifa galbena nu inseamna automat ca semnatura este invalida. Poate semnala un certificat nerecunoscut de Adobe sau expirat la momentul verificarii. Verificati proprietatile semnaturii si, daca autoritatea de certificare este recunoscuta la nivel european (precum certSIGN), adaugati-o manual in lista de incredere a aplicatiei Adobe Acrobat.
Pot verifica semnatura electronica fara Adobe Acrobat?
Da, verificarea semnaturii electronice se poate face si cu alte aplicatii compatibile cu standardul PAdES sau cu servicii online oferite de autoritatile de certificare. certSIGN si Namirial, parteneri ai SSM.ro, ofera instrumente de verificare a certificatelor digitale. Adobe Acrobat Reader ramane insa solutia cea mai accesibila, fiind gratuita si universal disponibila.
De ce documentele SSM.ro afiseaza mereu bifa verde?
Platforma SSM.ro utilizeaza exclusiv semnatura electronica avansata sau calificata, aplicata pe certificat digital emis de autoritate de certificare recunoscuta. Aceasta inseamna ca 3 din cele 3 conditii de validare (integritate, autenticitate, valabilitate certificat) sunt indeplinite automat. Peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori verifica zilnic documente semnate electronic in platforma.
SSM.ro - alege informat!