Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Atunci când pui pe masă un teanc de dosare cu șină, costul lor pare simplu: câteva topuri de hârtie, niște bibliorafturi, un toner. Hârtia pare aproape gratis. În realitate, factura adevărată a documentelor SSM/SU pe hârtie nu se vede pe bonul de la papetărie, ci în timpul consumat lunar de oameni și în cheltuielile ascunse pe care aproape nimeni nu le numără. Iar digitalizarea SSM nu înseamnă doar să renunți la imprimantă, ci să recuperezi tocmai acest timp.

Problema este că nu există o cifră universală. Nimeni nu îți poate spune onest că o companie pierde exact atâtea ore sau atâția lei pe an cu hârtia, pentru că totul depinde de câți lucrători ai, câte documente emiți, cât de des semnezi și cât de dispersată e echipa. Cu alte cuvinte: în loc să-ți vindem o statistică frumoasă, dar falsă, în cele ce urmează îți arătăm cum să-ți calculezi singur cifra ta și unde afli, la final, suma exactă.

De unde vine, de fapt, costul hârtiei în SSM

Înainte de orice calcul, trebuie avut în vedere că documentele SSM/SU pe hârtie consumă resurse pe mai multe canale în același timp. Costul vizibil (hârtia și tonerul) este cel mai mic dintre ele. Costurile mari sunt cele pe care nu le treci niciodată într-un buget.

Iată factorii reali care alcătuiesc costul hârtiei, fără ca aceștia să fie limitativi:

• Volumul de documente. Fiecare lucrător generează un set recurent de înscrisuri subsecvente contractului individual de muncă: fișa de instruire individuală SSM și SU, fișa de identificare a factorilor de risc profesional, fișa de aptitudine, fișe de post, luări la cunoștință, decizii. Înmulțit cu numărul de angajați și cu frecvența de reinstruire, volumul devine considerabil.
• Numărul de semnături. Multe documente trebuie semnate de mai multe persoane, în mai multe momente. Fiecare semnătură olografă presupune ca documentul să ajungă fizic în fața semnatarului.
• Imprimarea și consumabilele. Hârtie, toner, mentenanță imprimante, multiplicare în mai multe exemplare.
• Arhivarea fizică și spațiul. Documentele SSM/SU au termene de păstrare lungi. Bibliorafturile ocupă rafturi, rafturile ocupă metri pătrați, iar metrul pătrat de birou costă lunar.
• Timpul de căutare și regăsire. Când vine un control sau când ai nevoie de un document anume dintr-o arhivă de mii de pagini, căutarea manuală consumă minute care, adunate, devin ore.
• Deplasările pentru semnături. Pentru lucrătorii din alte puncte de lucru sau aflați la distanță, hârtia înseamnă curierat, deplasări sau așteptare.
• Timpul personalului administrativ. Persoana cu atribuții SSM/HR petrece o parte semnificativă din zi tipărind, îndosariind, urmărind cine a semnat și cine nu, refăcând documente pierdute.

Cu alte cuvinte: hârtia nu costă cât hârtia. Costă cât orele de muncă pe care le înghite și cât spațiul pe care îl blochează. Și exact pe acești doi piloni se construiește calculul tău.

Cum îți calculezi singur timpul și costul pe hârtie

Pentru că o cifră universală nu există, în ceea ce ne privește preferăm să îți dăm metoda, nu un rezultat inventat. Mai jos ai o grilă în patru pași. Tu pui propriile valori, iar la final compari rezultatul cu cifra exactă de pe platformă. Nu îți cere decât un creion și datele tale reale.

Pasul 1 — Numără documentele dintr-un an. Estimează câte documente SSM/PSI emiți pentru un singur lucrător într-un an (instruiri periodice, fișe, luări la cunoștință, eventuale acte adiționale). Înmulțește cu numărul total de lucrători. Rezultatul este volumul anual de documente.

Pasul 2 — Atașează un timp fiecărui document. Pentru fiecare document, estimează onest câte minute consumă de la redactare până la arhivare: tipărire, multiplicare, transmitere către semnatar, așteptarea semnăturii, îndosariere, regăsire la nevoie. Înmulțește timpul mediu cu volumul de la Pasul 1. Obții timpul anual de procesare, exprimat în ore.

Pasul 3 — Transformă timpul în bani. Înmulțește orele de la Pasul 2 cu costul mediu orar al persoanei care face această muncă. Adaugă apoi costurile materiale: hârtie, toner, imprimare, curierat pentru semnături la distanță, plus o estimare a spațiului de arhivare (metri pătrați ocupați de bibliorafturi multiplicați cu chiria pe metru pătrat). Suma este costul tău anual direct pe hârtie.

Pasul 4 — Adaugă costul de risc. Acesta e cel mai des uitat. Un document negăsit la timp, o instruire neefectuată la termen, o luare la cunoștință lipsă la un control reprezintă o expunere la sancțiuni contravenționale. Nu îl poți calcula exact, dar este bine de știut că el există și că apasă exact peste procesele manuale, prin omisiune.

Această grilă îți dă o estimare proprie, nu o cifră de marketing. Și tocmai pentru că estimarea rămâne o estimare, ai nevoie de un reper exact: cifra reală, pentru numărul tău de lucrători, o obții din calculatorul de cost al platformei SSM.ro, unde vezi negru pe alb cât ar costa varianta digitală pe care o poți compara cu rezultatul tău de la Pasul 3.

Hârtie vs digital: pe fiecare factor de cost

Pentru a vedea de unde vine, concret, diferența, am așezat aceiași factori pe două coloane. Nu sunt cifre, sunt mecanisme — felul în care fiecare cost se comportă pe hârtie, respectiv în mediul digital.

Trebuie avut în vedere că diferența nu vine dintr-un singur rând, ci din însumarea tuturor. Pe hârtie, fiecare factor adaugă câte ceva la factura finală. În digital, mai mulți factori dispar pur și simplu.

Ce schimbă digitalizarea SSM

Până aici am vorbit despre ce pierzi. Acum despre ce recuperezi. Cea mai concretă cifră pe care o putem oferi onest, fără să inventăm o medie de piață, vine din analiza utilizatorilor platformei SSM.ro: digitalizarea proceselor SSM/SU a condus la o reducere de aproximativ 40% a costurilor asociate acestor activități. Este o cifră a utilizatorilor noștri, nu o promisiune universală, și exact de aceea grila de mai sus rămâne importantă: îți arată din ce părți ale procesului tău ar putea veni economia.

Dincolo de procentul de cost, câștigul cel mai mare este timpul, recuperat din mai multe direcții:

• Eliminarea deplasărilor. Documentele se emit, se transmit și se semnează electronic, indiferent de distanță. Imaginează-ți un contract care trebuie semnat de un lucrător aflat la 500 de kilometri: pe hârtie înseamnă curieri și zile de așteptare, în timp ce în platformă poate însemna circa o oră și costul câtorva semnături electronice. Este o ilustrare a diferenței de logică, nu o statistică, dar surprinde exact cum se topește timpul când renunți la transportul fizic al hârtiei.
• Arhivarea automată. Documentele semnate se arhivează singure, în spațiul indicat de utilizator, fără biblioraft și fără metru pătrat blocat.
• Căutarea instant. Regăsirea unui document dintr-o arhivă de mii de pagini se face în câteva secunde, nu prin răsfoire.
• Importul din REGES ONLINE. Configurarea conturilor pentru toți angajații se poate face pornind de la un extras REGES în Excel și un singur click, în loc de înrolare manuală, una câte una.
• Semnătura electronică integrată. Documentele se semnează cu semnătură electronică avansată sau calificată, pusă la dispoziție direct în platformă, fără demersuri prealabile din partea lucrătorului.

Toate acestea stau pe un cadru legal solid. Legea 208/2021 a deschis calea digitalizării documentelor în domeniul relațiilor de muncă, inclusiv în cel al situațiilor de urgență, ca activitate subsecventă încheierii contractului individual de muncă. Iar Legea 214/2024, care transpune în dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS 910/2014, conferă semnăturii electronice avansate sau calificate, aplicată cu valoare de semnătură olografă, valoare juridică deplină. Cu alte cuvinte: nu doar că economisești timp și bani, dar o faci pe deplin legal.

Petrică Mureșan, fondator al platformei SSM.ro: "Greșim când spunem că hârtia este problema. Problema este timpul pierdut în jurul ei: tipărit, semnat, căutat, deplasat, arhivat. Din analiza utilizatorilor platformei SSM.ro, digitalizarea proceselor SSM și PSI a dus la o reducere de aproximativ 40% a costurilor, însă câștigul pe care managerii îl simt cel mai puternic nu este pe factură, ci în orele recuperate. Birocrația nu este gratis. Iar înainte să decizi, te încurajez să îți calculezi propria cifră, nu pe a altcuiva."

În concluzie

Costul documentelor SSM pe hârtie nu este o cifră unică pe care să o copiezi de undeva, ci o sumă de factori care depind de compania ta: volumul de documente, numărul de semnături, consumabilele, arhivarea, căutarea, deplasările și, mai ales, timpul personalului. Grila în patru pași din acest articol îți dă metoda de a-ți estima singur acest cost, iar comparația pe factori îți arată de unde vin, concret, economiile pe care le aduce digitalizarea SSM.

Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri care vor să treacă de la estimare la cifra exactă, platforma SSM.ro pune la dispoziție un instrument simplu: introduci numărul de lucrători și afli costul real al variantei digitale, pe care îl poți așeza lângă rezultatul propriului calcul pe hârtie. Cifra exactă o vezi în calculatorul de cost al platformei SSM.ro.

Dacă tot ești în etapa de decizie, merită să parcurgi și ghidul despre cum alegi un software SSM, iar dacă te apropii de un control, pregătirea dosarului pentru un control ITM devine mult mai simplă când documentele sunt deja digitalizate.

Apreciem că cea mai bună decizie este una informată. Calculează-ți cifra ta, compar-o cu varianta digitală și alege în cunoștință de cauză.

SSM.ro — alege informat!