Dosarul personal al angajatului în 2026: fizic sau electronic, ce prevede HG 295/2025

Potrivit art. 8 din HG 295/2025 privind Registrul general de evidență a salariaților, angajatorul are obligația de a întocmi un dosar personal pentru fiecare salariat. Textul stabilește însă și o regulă pe care mulți angajatori nu au observat-o: în cazul în care părțile au optat pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, dosarul personal se întocmește în format electronic.

Cu alte cuvinte: formatul dosarului nu mai este o preferință administrativă, ci o consecință directă a modului în care au fost semnate documentele. În cele ce urmează detaliem ce conține dosarul, când formatul electronic devine obligatoriu, ce drepturi are salariatul și ce se verifică la control.

1. Ce conține dosarul personal

Potrivit art. 8, dosarul personal al salariatului cuprinde cel puțin:

1. Documentele necesare angajării
2. Contractul individual de muncă
3. Actele adiționale și celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă
4. Diplomele de studii sau certificatele de calificare
5. Orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea datelor înscrise în Registru

Trebuie avut în vedere că ultima categorie este cea care extinde, în practică, conținutul dosarului. Orice document pe baza căruia s-a înscris o dată în registrul general de evidență a salariaților trebuie să se regăsească în dosar. Dacă în registru apare o modificare salarială, actul care o justifică trebuie să existe. Dacă apare o suspendare, la fel.

Este bine de știut că această corelare este exact zona în care apar cele mai multe neconcordanțe la control: registrul spune un lucru, dosarul spune altceva, iar cele două nu se pot împăca retroactiv.

2. Fizic sau electronic: cine decide, de fapt

Aici se află elementul de noutate practică. Regula, așa cum rezultă din art. 8, este următoarea:

Aceasta înseamnă că decizia privind formatul dosarului nu se ia separat, la nivel de departament de resurse umane. Ea este determinată de modalitatea de semnare aleasă pentru documentele contractuale.

În mod evident, situația hibridă este cea care creează probleme: angajatori care semnează electronic contractele, dar continuă să tipărească totul și să îndosarieze pe hârtie, în paralel. Apreciem că această practică nu doar că nu îndeplinește cerința textului, dar produce și un risc suplimentar, întrucât copia tipărită a unui document semnat electronic nu poartă cu ea nici semnătura, nici trasabilitatea originalului.

Precizăm expres că, atunci când vorbim despre semnătură electronică în sfera raportului de muncă, ne referim exclusiv la semnătura electronică avansată sau calificată, în condițiile Legii 214/2024, care transpune în dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS 910/2014. Semnătura electronică simplă nu are acest regim.

3. Ce înseamnă cerința privind arhivarea electronică

Textul nu se oprește la formatul electronic, ci adaugă o condiție: dosarul se întocmește cu respectarea prevederilor legale privind arhivarea documentelor în formă electronică.

Cu alte cuvinte: un folder cu fișiere PDF pe un server intern nu îndeplinește, prin el însuși, cerința. Ceea ce se cere este un sistem în care documentele să fie păstrate astfel încât să li se poată verifica integritatea, autorul și momentul semnării, pe toată durata de păstrare.

Trebuie avut în vedere că această cerință este cea care separă digitalizarea reală de simpla scanare. Un document scanat este o imagine. Un document semnat electronic, arhivat corespunzător, este o probă.

4. Dreptul salariatului la copii din dosar

Angajatorul are obligația ca, la solicitarea scrisă a salariatului sau a fostului salariat, să îi elibereze copii ale documentelor existente în dosarul personal, în termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării.

Copiile se eliberează certificate pentru conformitate cu originalul de către reprezentantul legal al angajatorului sau de către o persoană împuternicită de acesta.

Este bine de știut că termenul curge de la data solicitării, nu de la data la care angajatorul a reușit să găsească documentele. Într-un dosar fizic dispersat între puncte de lucru, cele 15 zile lucrătoare se consumă în căutare. Într-un dosar electronic bine organizat, solicitarea se rezolvă în aceeași zi.

5. Ce verifică inspectorii de muncă

Dosarul personal, în format electronic, se pune la dispoziția inspectorilor de muncă la solicitarea acestora. Verificarea urmărește, de regulă, fără ca acestea să fie limitative:

• existența dosarului pentru fiecare salariat
• prezența documentelor din conținutul minim
• corelarea dintre documentele din dosar și datele transmise în registru
• respectarea formatului impus de modalitatea de semnare aleasă
• capacitatea efectivă de a pune dosarul la dispoziție, în timp rezonabil

Trebuie avut în vedere că actul normativ care reglementează registrul, respectiv HG 295/2025, este în prezent contestat în justiție, fiind anulat în primă instanță printr-o hotărâre nedefinitivă. Am detaliat situația REGES-ONLINE în 2026 într-un articol separat. Precizăm însă că această împrejurare nu suspendă obligațiile privind dosarul personal și nu constituie un motiv pentru a nu le respecta.

6. Ce înseamnă practic pentru un angajator

Din tot ce precedă rezultă o singură decizie structurală, care trebuie luată conștient:

1. Dacă semnezi electronic, dosarul personal trebuie să fie electronic, arhivat corespunzător, și pus la dispoziție la cerere.
2. Dacă rămâi pe hârtie, dosarul poate rămâne fizic, dar suporți costul regăsirii documentelor, al arhivării fizice și al termenelor de eliberare a copiilor.
3. Ceea ce nu funcționează este soluția intermediară, în care se semnează electronic și se arhivează pe hârtie, fără o evidență electronică ordonată.

Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, precizăm că platforma SSM.ro gestionează documentele subsecvente contractului individual de muncă în format electronic, cu semnătură electronică avansată sau calificată, în deplină concordanță cu prevederile legale. Trasabilitatea este completă: se poate stabili cine a semnat, când a semnat, de pe ce dispozitiv și dacă în conținutul documentului semnat electronic s-a intervenit după aplicarea semnăturilor. Aceasta este, în esență, diferența dintre un dosar electronic și un folder cu fișiere.

7. Întrebări frecvente

Dosarul personal poate fi ținut doar în format electronic?

Da, iar în anumite situații este obligatoriu. Potrivit art. 8 din HG 295/2025, atunci când părțile au optat pentru semnătura electronică avansată sau calificată la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului individual de muncă, angajatorul are obligația de a întocmi dosarul personal în format electronic.

Ce trebuie să conțină dosarul personal?

Cel puțin documentele necesare angajării, contractul individual de muncă, actele adiționale și celelalte acte privind modificarea, suspendarea și încetarea contractului, diplomele de studii sau certificatele de calificare și orice alte documente care certifică legalitatea și corectitudinea datelor înscrise în registru.

În cât timp trebuie să primesc copii din dosarul meu personal?

În termen de 15 zile lucrătoare de la data solicitării scrise, în copii certificate pentru conformitate cu originalul.

Este suficient să scanez documentele semnate pe hârtie?

Nu. Scanarea produce o imagine a documentului, nu un document semnat electronic. Cerința privește arhivarea în formă electronică, cu păstrarea integrității și a trasabilității.

Concluzie

Dosarul personal al salariatului a încetat să fie o chestiune de organizare internă și a devenit o consecință juridică a modului în care sunt semnate documentele de personal. Cine semnează electronic are obligația unui dosar electronic, arhivat corespunzător și disponibil la cerere, atât pentru inspectorii de muncă, cât și pentru salariat.

Recomandarea SSM.ro este ca angajatorii care au trecut la semnătura electronică avansată sau calificată să verifice, în primul rând, dacă dosarul lor electronic este efectiv un dosar, nu o colecție de fișiere. În mod evident, diferența dintre cele două se vede abia în ziua în care cineva cere documentele, iar atunci este prea târziu pentru reorganizare.

SSM.ro - alege informat!