Fișa de aptitudine de la medicina muncii: ce conține, cine o eliberează, HG 355/2007

Potrivit HG 355/2007 privind supravegherea sănătății lucrătorilor, aptitudinea în muncă reprezintă capacitatea lucrătorului, din punct de vedere medical, de a desfășura activitatea la locul de muncă în profesia sau funcția pentru care se solicită examenul medical.

Documentul care consemnează această evaluare este fișa de aptitudine, iar ea nu este un act administrativ al angajatorului, ci un act medical, cu autor unic. În cele ce urmează detaliem cine o completează, ce conține, ce tipuri de aviz poate cuprinde și ce obligații generează pentru angajator. Serviciile de medicina muncii intră astfel direct în circuitul documentelor de conformitate ale companiei.

1. Cine completează fișa de aptitudine

Fișa de aptitudine se completează numai de către medicul de medicina muncii, pe baza formularului standard prevăzut în anexa nr. 5 la HG 355/2007, în urma examenului medical.

Fișa care finalizează examenul medical la angajarea în muncă se completează în două exemplare, unul pentru angajator și celălalt pentru lucrător.

Trebuie avut în vedere că angajatorul nu poate completa, modifica sau interpreta acest document. Rolul său începe după eliberarea fișei, în raport cu concluziile ei.

2. Ce conține fișa

Formularul cuprinde, între altele, datele de identificare ale lucrătorului, respectiv numele, prenumele, codul numeric personal, ocupația sau funcția, postul și locul de muncă, precum și concluzia medicală privind aptitudinea.

Este bine de știut că relevanța fișei ține de corelarea corectă a acestor date cu realitatea din organizație. O fișă emisă pentru o funcție diferită de cea ocupată efectiv nu acoperă postul real, iar acest lucru se observă imediat la o verificare atentă.

3. Tipurile de aviz medical

Cu alte cuvinte: fișa nu răspunde la întrebarea dacă persoana este sănătoasă, ci la întrebarea dacă poate lucra pe acel post, în acele condiții.

Apreciem că avizul "apt condiționat" este cel mai prost gestionat în practică. El nu este o formalitate, ci o obligație transferată angajatorului: recomandările medicale devin condiții de exercitare a activității, iar nerespectarea lor plasează angajatorul într-o poziție dificilă în cazul unui eveniment.

4. Ce face angajatorul cu fișa

Obligațiile practice ale angajatorului, fără ca acestea să fie limitative:

1. Verifică existența fișei înainte de începerea activității lucrătorului
2. Verifică corespondența dintre funcția din fișă și postul efectiv ocupat
3. Aplică recomandările medicale, în cazul avizului condiționat
4. Asigură reevaluarea la termenele stabilite de medicul de medicina muncii
5. Păstrează fișa în dosarul personal al lucrătorului
6. Reia procedura la schimbarea locului de muncă, a funcției sau a condițiilor de lucru

Punctul cinci se leagă direct de un alt subiect pe care l-am tratat separat, respectiv dosarul personal al angajatului, unde documentele medicale fac parte din conținutul care atestă legalitatea și corectitudinea datelor înregistrate.

Trebuie avut în vedere că periodicitatea examenelor medicale nu este uniformă. Ea depinde de factorii de risc identificați, motiv pentru care fișa de identificare a factorilor de risc profesional, întocmită de angajator, este documentul care stă la baza solicitării adresate medicului de medicina muncii. O fișă de identificare superficială produce o supraveghere medicală superficială.

5. Unde apar problemele

Din experiența acumulată de echipa noastră, situațiile cele mai frecvente sunt următoarele:

• Lucrătorul începe activitatea înainte de examenul medical. Este o neregulă gravă, care se constată imediat prin compararea datelor.
• Funcția din fișă nu corespunde postului real, în special după promovări sau reorganizări interne.
• Recomandările din avizul condiționat nu sunt puse în aplicare și nici măcar comunicate conducătorului locului de muncă.
• Fișa nu se regăsește în dosarul personal, deși examenul a avut loc.
• Reevaluarea nu este urmărită, iar termenul trece neobservat.

În mod evident, ultimele două sunt probleme de organizare a evidenței, nu de medicină.

Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, precizăm că evidența documentelor de personal, inclusiv urmărirea termenelor și regăsirea rapidă a actelor la control, poate fi gestionată în cadrul platformei SSM.ro, cu semnătură electronică avansată sau calificată pentru documentele care se semnează. Trasabilitatea este completă: se poate stabili cine a semnat, când a semnat, de pe ce dispozitiv și dacă în conținutul documentului semnat electronic s-a intervenit după aplicarea semnăturilor.

6. Întrebări frecvente

Cine eliberează fișa de aptitudine?

Medicul de medicina muncii, care este singurul care completează formularul standard prevăzut în anexa nr. 5 la HG 355/2007, în urma examenului medical.

În câte exemplare se eliberează?

Fișa care finalizează examenul medical la angajarea în muncă se completează în două exemplare, unul pentru angajator și celălalt pentru lucrător.

Ce înseamnă apt condiționat?

Înseamnă că medicul de medicina muncii a formulat recomandări de tip medical, iar aptitudinea lucrătorului este condiționată de respectarea acestora.

Cât timp este valabilă fișa de aptitudine?

Periodicitatea examenelor medicale nu este uniformă, ci depinde de factorii de risc de la locul de muncă. Termenul de reevaluare se stabilește de medicul de medicina muncii, pornind de la fișa de identificare a factorilor de risc profesional întocmită de angajator.

Concluzie

Fișa de aptitudine este documentul prin care se stabilește dacă un lucrător poate ocupa efectiv un anumit post, în condițiile concrete de la locul de muncă. Este emisă exclusiv de medicul de medicina muncii, dar consecințele ei revin integral angajatorului.

Recomandarea SSM.ro este ca fișa să fie tratată ca parte a dosarului de conformitate, nu ca o formalitate de angajare. În mod evident, un aviz condiționat, aflat într-un dosar pe care nimeni nu l-a citit, nu protejează nici lucrătorul, nici angajatorul.

SSM.ro - alege informat!