Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Fișa colectivă de instruire SSM este documentul în care se consemnează instruirea efectuată unui grup de persoane care se află temporar în întreprindere sau unitate, fără a fi lucrători proprii ai angajatorului. Ea se utilizează, de regulă, pentru vizitatori, delegați, lucrători externi care prestează servicii în baza unui contract și alte persoane prezente în unitate cu permisiunea angajatorului. Fișa colectivă nu înlocuiește fișa de instruire individuală a lucrătorilor încadrați, ci acoperă o categorie distinctă de persoane. În cele ce urmează explicăm ce este fișa colectivă de instruire, ce spune legea, când poate fi utilizată și unde se află limita ei juridică.

Ce este fișa colectivă de instruire

Fișa colectivă de instruire este, cum sugerează și numele, un document de grup. Spre deosebire de fișa individuală, care urmărește instruirea fiecărui lucrător în parte de-a lungul întregii sale activități, fișa colectivă consemnează o singură instruire, efectuată simultan unui grup de persoane care nu fac parte din personalul propriu al unității.

Practic, ea răspunde unei nevoi concrete: într-o întreprindere intră, zilnic, persoane care nu sunt angajate acolo, dar care, pe durata prezenței lor, sunt expuse riscurilor specifice locului. Un grup de vizitatori, o echipă a unui furnizor care livrează și montează un utilaj, un delegat al unui partener de afaceri, un grup de studenți în vizită de practică, lucrătorii unui subcontractant pe un șantier. Toate aceste persoane trebuie informate, înainte de a circula prin unitate, despre pericolele existente și despre regulile de securitate, însă întocmirea unei fișe individuale pentru fiecare ar fi disproporționată.

Cu alte cuvinte: fișa colectivă este instrumentul prin care angajatorul dovedește că a instruit, ca grup, persoanele aflate temporar în unitatea sa, fără a-i încadra în evidența proprie de instruire a lucrătorilor.

Baza legală: art. 82 din HG 1425/2006

Fișa colectivă de instruire este reglementată de Normele metodologice de aplicare a Legii 319/2006, aprobate prin HG 1425/2006. Sediul materiei este art. 82, și vizează  instruirea altor persoane aflate în întreprindere și/sau unitate.

Potrivit art. 82 din HG 1425/2006, pentru persoanele aflate în întreprindere și/sau unitate cu permisiunea angajatorului, cu excepția altor participanți la procesul de muncă, angajatorul stabilește, prin regulamentul intern sau prin regulamentul de organizare și funcționare, durata instruirii și regulile privind instruirea și însoțirea acestor persoane. De asemenea, pentru lucrătorii din întreprinderi și/sau unități din exterior, care desfășoară activități pe bază de contract de prestări servicii, angajatorul beneficiar al serviciilor asigură instruirea privind activitățile specifice unității, riscurile pentru securitatea și sănătatea lor, precum și măsurile și activitățile de prevenire și protecție.

Tot art. 82 prevede că instruirea astfel efectuată se consemnează în fișa de instruire colectivă, conform modelului prezentat în anexa nr. 12 la norme. Fișa se întocmește în două exemplare: unul se păstrează de către angajatorul, lucrătorul desemnat sau serviciul intern de prevenire și protecție care a efectuat instruirea, iar celălalt de către angajatorul lucrătorilor instruiți sau, în cazul vizitatorilor, de către conducătorul grupului.

Este bine de știut: tot art. 82 lămurește o situație frecventă în practică. Reprezentanții autorităților competente cu atribuții de control vor fi însoțiți de un reprezentant desemnat de angajator, fără a se întocmi fișă de instruire pentru aceștia.

Când poate fi utilizată fișa colectivă

Aceasta este întrebarea centrală și, totodată, zona în care se nasc cele mai multe confuzii. Fișa colectivă poate fi utilizată pentru categoriile de persoane aflate temporar în unitate, fără a avea calitatea de lucrători proprii. În practică, sub formula generală a art. 82, intră:

• Vizitatorii care intră în unitate cu permisiunea angajatorului, individual sau în grup;
• Delegații unor parteneri de afaceri, prezenți pentru întâlniri, audituri sau verificări;
• Lucrătorii firmelor externe care desfășoară activități în unitate pe baza unui contract de prestări servicii (mentenanță, montaj, curățenie, lucrări specializate);
• Subcontractanții prezenți pe un șantier sau într-un punct de lucru;
• Grupurile aflate în vizite organizate, vizite de practică sau alte activități punctuale derulate în spațiile unității.

Pentru toate aceste situații, angajatorul stabilește prin regulamentul intern durata instruirii și regulile de însoțire, în condițiile legii. În mod evident, conținutul instruirii se adaptează la riscurile reale ale locului: o vizită într-un birou nu presupune aceeași informare ca o intervenție tehnică într-o hală de producție.

Trebuie avut în vedere că fișa colectivă acoperă o instruire de tip introductiv-general, adaptată persoanelor din exterior. Logica este aceeași cu cea a instruirii introductiv-generale a lucrătorilor proprii, însă destinatarul și documentul de consemnare sunt diferite.

Fișa colectivă vs fișa individuală: diferența esențială

Aici se află limita care nu trebuie depășită niciodată, întrucât este una dintre cele mai costisitoare erori la un control ITM.

Fișa colectivă nu înlocuiește fișa de instruire individuală a lucrătorilor proprii. Sunt două documente cu temei juridic distinct, destinatari diferiți și funcții care nu se suprapun.

Comparativ, lucrurile stau astfel. Fișa de instruire individuală, reglementată de art. 81 din HG 1425/2006, este documentul nominal al fiecărui lucrător încadrat în muncă: ea îl însoțește de la angajare, consemnează instruirea introductiv-generală, instruirea la locul de muncă și toate instruirile periodice, cu material, durată, dată și semnături, fiind proba individuală că acel lucrător a fost instruit. Fișa colectivă, reglementată de art. 82, este în schimb documentul de grup pentru persoanele care nu sunt lucrători ai unității, ci se află temporar în ea: ea consemnează o singură instruire, pentru un grup, la un moment dat.

Cu alte cuvinte: dacă o persoană are contract individual de muncă cu unitatea ta, ea trebuie să aibă fișă de instruire individuală. Punct. Faptul că a participat la o instruire consemnată într-o fișă colectivă nu acoperă obligația legală de a-i întocmi și de a-i completa fișa de instruire individuală. Sensul invers este la fel de important: pentru un vizitator sau pentru lucrătorul unei firme externe nu se întocmește fișă individuală, ci fișă colectivă.

Apreciem că această distincție merită reținută ca regulă simplă: fișa individuală pentru lucrătorii tăi, fișa colectivă pentru ceilalți. Confuzia dintre ele lasă, invariabil, un gol probatoriu pe care un inspector îl observă imediat.

Varianta electronică a fișei colective

Multă vreme, fișa colectivă a însemnat un formular pe hârtie, completat în grabă la poarta unității și semnat olograf de fiecare membru al grupului. Această abordare are limitele ei: formulare pierdute, semnături ilizibile, imposibilitatea de a regăsi rapid dovada unei instruiri de acum câteva luni.

Cadrul legal a evoluat în această privință. În urma modificărilor aduse Normelor metodologice, fișa de instruire colectivă poate fi întocmită fie pe hârtie, în două exemplare, conform modelului din anexa nr. 12, fie în format electronic, cu condiția să conțină informațiile prevăzute în anexa nr. 12. Atunci când este în format electronic, fișa colectivă se semnează cu semnătură electronică, în condițiile legii.

Trebuie avut în vedere că, pentru documentele din sfera raportului de muncă, simpla semnătură electronică nu are valoare de semnătură olografă. Recomandarea SSM.ro este utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate, conform Legii 214/2024, care transpune în dreptul intern Regulamentul eIDAS 910/2014, în coroborare cu Legea 208/2021, care a deschis calea digitalizării documentelor în domeniul relațiilor de muncă, inclusiv SU, ca activitate subsecventă încheierii contractului individual de muncă.

Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, platforma SSM.ro digitalizează și acest flux: generarea fișei colective cu toate datele cerute de anexa nr. 12, semnarea ei electronică de către cei prezenți și arhivarea automată, cu trasabilitate completă. Astfel, se poate ști cine a semnat, când a semnat, de pe ce dispozitiv și dacă în conținutul documentului semnat electronic s-a intervenit după aplicarea semnăturilor.

Concluzie

Fișa colectivă de instruire SSM este documentul de grup prin care angajatorul instruiește persoanele aflate temporar în unitate, în baza art. 82 din HG 1425/2006 și conform modelului din anexa nr. 12. Poate fi utilizată pentru vizitatori, delegați, lucrătorii firmelor externe și subcontractanți, dar nu înlocuiește, în niciun caz, fișa de instruire individuală a lucrătorilor proprii. În 2026, ea se poate întocmi și în format electronic, semnată cu semnătură electronică avansată sau calificată, cu toate informațiile cerute de lege.

În ceea ce ne privește, apreciem că digitalizarea acestei evidențe rezolvă tocmai problemele clasice ale variantei pe hârtie: fișele nu se mai rătăcesc, dovada se regăsește instant la control, iar integritatea documentului este garantată criptografic. Peste 300.000 de lucrători și 3.000 de angajatori gestionează deja instruirea și celelalte documente de securitate și sănătate în muncă și prevenire și stingere a incendiilor prin platforma SSM.ro.

SSM.ro - alege informat!

FAQ

Când se folosește fișa colectivă de instruire?

Fișa colectivă de instruire se folosește pentru persoanele aflate temporar în întreprindere sau unitate care nu sunt lucrători proprii: vizitatori, delegați, lucrătorii firmelor externe care prestează servicii pe bază de contract, subcontractanți și grupuri aflate în vizite. Conform art. 82 din HG 1425/2006, instruirea acestor persoane se consemnează în fișa de instruire colectivă, conform modelului din anexa nr. 12.

Fișa colectivă înlocuiește fișa individuală a angajaților?

Nu. Fișa colectivă (art. 82) și fișa de instruire individuală (art. 81) sunt documente diferite, cu destinatari diferiți. Lucrătorii încadrați în muncă trebuie să aibă fiecare fișă de instruire individuală, indiferent dacă au participat sau nu la o instruire consemnată într-o fișă colectivă. Fișa colectivă acoperă exclusiv persoanele care nu sunt lucrători ai unității.

Fișa colectivă de instruire poate fi în format electronic?

Da. Conform Normelor metodologice HG 1425/2006, fișa de instruire colectivă se poate întocmi pe hârtie, în două exemplare, sau în format electronic, cu condiția să conțină informațiile din anexa nr. 12. În format electronic, se semnează cu semnătură electronică, iar pentru documentele din sfera raportului de muncă recomandarea este semnătura electronică avansată sau calificată, conform Legii 214/2024.