Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Câte persoane care nu sunt angajații tăi intră, într-o lună obișnuită, în unitatea ta? Un furnizor care livrează marfă, o echipă de mentenanță, un delegat al unui partener, un grup în vizită. Toate aceste persoane, pe durata prezenței lor, sunt expuse acelorași pericole ca lucrătorii proprii, dar fără să le cunoască. Instruirea vizitatorilor și a colaboratorilor înainte de accesul în unitate nu este o curtoazie, ci o obligație legală a angajatorului, prevăzută de art. 82 din HG 1425/2006. În cele ce urmează explicăm de ce există această obligație, cine intră sub ea, cum o îndeplinești concret și ce bune practici te țin acoperit la un control.

De ce trebuie instruiți vizitatorii și colaboratorii

Răspunsul scurt este: pentru că riscul nu face diferența între un angajat și un străin. O persoană din afara unității, neinformată, care intră într-o hală, pe un șantier sau într-un spațiu tehnic, este expusă acelorași pericole ca lucrătorii care muncesc acolo zilnic, cu o diferență esențială: ea nu le cunoaște. Nu știe pe unde nu se circulă, ce echipament de protecție este obligatoriu, unde sunt ieșirile de urgență sau ce înseamnă o anumită semnalizare.

Această necunoaștere generează două categorii de consecințe. Prima, cea umană: un vizitator neinstruit este, statistic, persoana cea mai vulnerabilă la un accident, tocmai pentru că se mișcă într-un mediu pe care nu îl înțelege. A doua, cea juridică: dacă unei persoane aflate în unitate cu permisiunea angajatorului i se întâmplă ceva, întrebarea pe care o pune orice autoritate de control este dacă acea persoană fusese instruită înainte de acces. În lipsa unei dovezi, răspunderea se întoarce, firesc, către angajatorul care a permis accesul.

Cu alte cuvinte: instruirea vizitatorilor și a colaboratorilor protejează simultan două lucruri, persoana care intră și angajatorul care o primește. Este o obligație de prevenție, dar și o obligație de probă.

Cine trebuie instruit

Aici apare prima confuzie frecventă. Mulți angajatori cred că obligația se limitează la vizitatorii propriu-ziși. În realitate, sub formula generală a art. 82 din HG 1425/2006, care se referă la persoanele aflate în întreprindere și/sau unitate cu permisiunea angajatorului, intră o categorie mult mai largă:

• Vizitatorii care intră în unitate cu permisiunea angajatorului, individual sau în grup;
• Delegații unor parteneri de afaceri, prezenți pentru întâlniri, audituri sau verificări;
• Colaboratorii și persoanele care desfășoară activități punctuale în spațiile unității;
• Lucrătorii firmelor externe care prestează servicii în baza unui contract (mentenanță, montaj, curățenie, lucrări specializate);
• Subcontractanții prezenți pe un șantier sau într-un punct de lucru.

Trebuie avut în vedere o distincție pe care legea o tratează expres. Pentru lucrătorii din întreprinderi sau unități exterioare care desfășoară activități pe bază de contract de prestări servicii, art. 82 alin. (2) prevede că angajatorul beneficiar al serviciilor asigură instruirea privind activitățile specifice ale unității, riscurile pentru securitatea și sănătatea lor, precum și măsurile de prevenire și protecție luate la nivelul unității. Cu alte cuvinte: chiar dacă acei oameni sunt angajații altcuiva, riscurile din unitatea ta tu le cunoști cel mai bine, deci tu ești cel care îi informează despre ele.

Este bine de știut: o singură categorie face excepție. Reprezentanții autorităților competente cu atribuții de control nu se instruiesc și nu li se întocmește fișă. Ei se însoțesc de un reprezentant desemnat de angajator, fără îndeplinirea formalității de instruire.

Baza legală pe scurt

Temeiul acestei obligații este art. 82 din HG 1425/2006, Normele metodologice de aplicare a Legii 319/2006, articol care obligă la Instruirea altor persoane aflate în întreprindere și/sau unitate. Pe scurt, el stabilește trei lucruri: că aceste persoane trebuie instruite înainte de a fi prezente în unitate, că instruirea se consemnează în fișa de instruire colectivă conform modelului din anexa nr. 12, și că durata instruirii și regulile de însoțire se stabilesc prin regulamentul intern sau regulamentul de organizare și funcționare al angajatorului.

Documentul în sine, fișa de instruire colectivă, are reguli proprii de întocmire, de păstrare în două exemplare și o limitare juridică importantă, pe care le-am tratat separat. Pentru detalii despre cum se completează și de ce nu înlocuiește fișa individuală a lucrătorilor proprii, am pregătit un articol dedicat despre fișa colectivă de instruire SSM. Aici ne concentrăm pe obligația în sine și pe modul concret de a o îndeplini.

Cum îi instruiești: modalități practice

O obligație legală corect formulată nu valorează nimic dacă nu știi cum o pui în aplicare la poartă, în fiecare zi. În practică, instruirea vizitatorilor și a colaboratorilor se construiește pe patru elemente.

1. Momentul: înainte de acces, niciodată după. Instruirea trebuie făcută înainte ca persoana să intre efectiv în zonele cu risc, nu pe parcurs și cu atât mai puțin la final. O persoană deja aflată într-o hală, care semnează o fișă la plecare, nu a fost instruită în sensul legii. Punctul natural de instruire este accesul în unitate, la poartă sau la recepție.

2. Conținutul: adaptat la riscul real. Instruirea nu este un text identic pentru toți. Conținutul se calibrează după unde merge persoana și la ce este expusă. Să presupunem, ca exemplu ipotetic, două situații: un delegat care intră într-o sală de ședințe dintr-o clădire de birouri și o echipă care intervine la un utilaj într-o hală de producție. În mod evident, cele două nu primesc aceeași informare. Prima are nevoie de regulile generale de evacuare și de circulație; a doua, de riscurile specifice ale echipamentelor, de zonele interzise și de echipamentul individual de protecție obligatoriu.

3. Însoțirea. Pentru anumite categorii, instruirea se completează cu însoțirea pe durata prezenței în unitate, astfel încât persoana să nu ajungă, din neatenție, într-o zonă periculoasă. Regulile de însoțire, cine însoțește și în ce condiții, se stabilesc, potrivit art. 82 din HG 1425/2006, prin regulamentul intern al angajatorului.

4. Durata și regulile concrete: prin regulament intern. Legea nu fixează o durată unică pentru instruirea vizitatorilor și colaboratorilor. Ea lasă în sarcina angajatorului, prin regulamentul intern sau regulamentul de organizare și funcționare, stabilirea duratei și a regulilor de instruire și însoțire, în funcție de specificul activității. Logica este aceeași cu cea a instruirii introductiv-generale a lucrătorilor proprii, însă destinatarul și gradul de detaliu diferă.

Evidențele și dovada

Instruirea pe care nu o poți dovedi este, din punct de vedere al răspunderii administrative, ca și cum nu ar fi avut loc. Aceasta este lecția pe care orice angajator o învață, de regulă, abia la primul control.

Dovada că ai instruit persoanele aflate temporar în unitate se consemnează în fișa de instruire colectivă, întocmită conform modelului din anexa nr. 12 și păstrată în două exemplare. La un control, inspectorul nu se mulțumește cu afirmația că vizitatorii sunt instruiți; el cere documentul. Iar un document care lipsește, este completat în grabă, are semnături ilizibile sau nu poate fi regăsit lasă exact golul probatoriu pe care se construiește o constatare a obligației de instruire.

Apreciem că evidența accesului și instruirea celor din afară sunt, în multe unități, veriga cea mai slabă a dosarului de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență. Lucrătorii proprii au fișe individuale ținute cu rigoare; persoanele externe, în schimb, rămân adesea într-un registru de poartă incomplet, care nu rezistă la o verificare serioasă.

Bune practici de acces și evidență

Dincolo de litera legii, experiența de teren oferă un set de reguli simple care fac diferența între o instruire formală și una care chiar protejează. Le sintetizăm ca un checklist scurt:

• Instruiește înainte de acces, la poartă sau la recepție, nu pe parcurs și niciodată la plecare;
• Adaptează conținutul la riscurile reale ale zonei în care intră persoana, nu la un text generic identic pentru toți;
• Asigură însoțirea pentru zonele cu risc, conform regulilor din regulamentul intern;
• Ține o evidență ordonată a fiecărei instruiri, regăsibilă instant, nu un registru de poartă completat aproximativ;
• Folosește o variantă digitală pentru grupurile mari sau pentru fluxurile recurente, unde varianta pe hârtie devine, rapid, imposibil de gestionat.

Tocmai ultimul punct face diferența în unitățile cu trafic mare de persoane externe. Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, platforma SSM.ro permite înrolarea rapidă a persoanelor din afară și transmiterea materialului de instruire în contul fiecăreia, parcurgerea lui și semnarea electronică a fișei, totul fără hârtie. Accesul se poate gestiona prin email și parolă sau prin card RFID, iar evidența se construiește automat: cine a fost instruit, când, de pe ce dispozitiv și dacă în conținutul documentului semnat electronic s-a intervenit după aplicarea semnăturilor.

Trebuie avut în vedere că, atunci când fișa colectivă se semnează în format electronic, pentru documentele din sfera raportului de muncă recomandarea este utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate, conform Legii 214/2024, care transpune în dreptul intern Regulamentul eIDAS 910/2014, în coroborare cu Legea 208/2021.

Concluzie

Instruirea vizitatorilor și a colaboratorilor nu este o formalitate de bun-simț, ci o obligație a angajatorului întemeiată pe art. 82 din HG 1425/2006. Ea acoperă o categorie largă de persoane, de la vizitatori și delegați până la lucrătorii firmelor externe pe contract de prestări servicii, și se îndeplinește corect doar dacă instruirea se face înainte de acces, cu un conținut adaptat la riscuri, însoțită de evidența care o poate dovedi la control. Reprezentanții autorităților de control fac singura excepție: se însoțesc, fără fișă.

În ceea ce ne privește, apreciem că digitalizarea acestui flux rezolvă tocmai veriga slabă a multor unități, evidența persoanelor din afară. Înrolarea devine rapidă, instruirea ajunge în contul fiecărei persoane, iar dovada se regăsește instant și garantat la orice verificare. Peste 300.000 de lucrători și 3.000 de angajatori gestionează deja instruirea și celelalte documente de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență prin platforma SSM.ro.

SSM.ro - alege informat!

FAQ

Vizitatorii trebuie instruiți înainte de a intra în unitate?

Da. Conform art. 82 din HG 1425/2006, persoanele aflate în întreprindere sau unitate cu permisiunea angajatorului, inclusiv vizitatorii, trebuie instruite cu privire la riscurile existente și la regulile de securitate și sănătate în muncă, înainte de accesul în zonele cu risc. Durata și regulile de instruire și de însoțire se stabilesc prin regulamentul intern al angajatorului. Reprezentanții autorităților de control fac excepție: se însoțesc, fără a li se întocmi fișă.

Cine instruiește lucrătorii unei firme externe care prestează servicii în unitate?

Angajatorul beneficiar al serviciilor. Potrivit art. 82 alin. (2) din HG 1425/2006, pentru lucrătorii din întreprinderi sau unități exterioare care desfășoară activități pe bază de contract de prestări servicii, angajatorul beneficiar asigură instruirea privind activitățile specifice ale unității, riscurile pentru securitatea și sănătatea lor, precum și măsurile de prevenire și protectie luate la nivelul unității. Aceasta se consemnează în fișa de instruire colectivă.

Cum dovedești la un control că ai instruit vizitatorii și colaboratorii?

Prin fișa de instruire colectivă, întocmită conform modelului din anexa nr. 12 la HG 1425/2006 și păstrată în două exemplare. La control, inspectorul cere documentul, nu afirmația. O evidență ordonată și regăsibilă instant face diferența; un registru de poartă incomplet lasă un gol probatoriu. În format electronic, fișa se semnează cu semnătură electronică avansată sau calificată și este regăsibilă imediat, cu trasabilitate completă.