Pe acelasi document trebuie acelasi tip de semnatura electronica? Nu
20 Februarie 2026, de Petrica Muresan
Pe un document semnat in format electronic pot fi aplicate, cu aceeasi valabilitate juridica, tipuri diferite de semnatura electronica. Mai precis, partile semnatare ale unui document pot folosi fie acelasi tip de semnatura, fie combinatia semnatura calificata si semnatura avansata. Nu exista nicio cerinta legala care sa impuna uniformitatea tipului de semnatura electronica pe un document, iar platforma SSM.ro gestioneaza aceasta flexibilitate nativ, permitand fiecarui semnatar sa utilizeze tipul de semnatura electronica corespunzator rolului sau.
1. De unde vine mitul uniformitatii semnaturii
Atunci cand un contract sau un document de munca este semnat olograf, cu pixul, pe hartie, fiecare semnatar aplica acelasi tip de semnatura: scrie de mana. Nu exista o alegere intre tipuri diferite de semnaturi olografe. Semnatura de mana este semnatura de mana, iar aceasta uniformitate naturala a fost perceputa, in mod eronat, ca o cerinta care trebuie replicata si in mediul digital.
In realitate, semnatura electronica functioneaza fundamental diferit de semnatura olografa. In mediul digital, exista mai multe tipuri de semnatura electronica, fiecare cu propriul nivel de securitate si cu propriile efecte juridice. Iar legislatia europeana si cea nationala nu impun nicaieri ca toti semnatarii unui document sa utilizeze acelasi tip.
Cu alte cuvinte: confuzia provine din transpunerea mecanica a unei realitati fizice (uniformitatea semnaturii de mana) intr-un mediu digital care, prin natura sa, ofera optiuni diferentiate. Fiecare semnatura electronica de pe un document se evalueaza independent, pe baza propriilor atribute tehnice si juridice.
2. Ce spune legislatia: principiul nediscriminarii
2.1 Regulamentul eIDAS (910/2014), Articolul 25 alineatul (1)
Potrivit Regulamentului (UE) nr. 910/2014 privind identificarea electronica si serviciile de incredere, Articolul 25 alineatul (1) stabileste un principiu fundamental:
"Efectele juridice ale unei semnaturi electronice si admisibilitatea acesteia ca proba in proceduri judiciare nu pot fi refuzate doar pentru motivul ca aceasta este in format electronic sau ca nu indeplineste cerintele pentru semnaturile electronice calificate."
Trebuie avut in vedere ca acest principiu, cunoscut sub denumirea de principiul nediscriminarii, se aplica per semnatura, nu per document. Legislatia evalueaza fiecare semnatura electronica in parte, nu impune o regula de uniformitate la nivelul documentului. Aceasta inseamna ca, pe acelasi document, o semnatura calificata si una avansata sunt evaluate independent, fiecare producand efectele juridice corespunzatoare tipului sau.
Cu alte cuvinte: daca un angajator aplica semnatura electronica calificata pe o fisa de instruire, iar lucratorul semneaza cu semnatura electronica avansata, ambele semnaturi sunt valide juridic. Nu exista nicio prevedere in eIDAS care sa ceara identitate de tip intre semnaturi.
2.2 Legea 214/2024, Articolul 4
Legea 214/2024, care transpune in dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS 910/2014, stabileste in Articolul 4 ca semnatura electronica avansata sau calificata are valoare de semnatura olografa. Legea recunoaste efecte juridice diferentiate pe tip de semnatura, in sensul ca semnatura calificata beneficiaza de prezumtia de autenticitate (nu trebuie dovedita), in timp ce semnatura avansata poate fi supusa verificarii.
Este bine de stiut: aceasta diferentiere priveste sarcina probei, nu validitatea semnaturii. Ambele tipuri produc efecte juridice, iar Legea 214/2024 nu contine nicio cerinta de uniformitate a tipului de semnatura electronica pe un document. Fiecare semnatura isi pastreaza valoarea juridica proprie, indiferent de tipul semnaturii aplicate de ceilalti semnatari.
2.3 Legea 208/2021
Legea 208/2021 a deschis calea digitalizarii documentelor in domeniul relatiilor de munca, inclusiv in cel al prevenirii si stingerii incendiilor, ca activitate subsecventa incheierii contractului individual de munca. Aceasta lege permite utilizarea semnaturii electronice pe documentele subsecvente contractului individual de munca, fara a impune vreo cerinta de uniformitate a tipului de semnatura intre partile semnatare.
2.4 HG 259/2022
HG 259/2022 prevede posibilitatea semnarii electronice a fiselor de instruire in domeniul securitatii si sanatatii in munca. Nici acest act normativ nu contine vreo prevedere care sa oblige partile semnatare sa utilizeze acelasi tip de semnatura electronica pe document.
3. Cum functioneaza tehnic: campuri de semnatura independente
Dincolo de aspectele mai sus invocate, argumentul legislativ se completeaza cu argumentul tehnic. Formatul PDF, standardizat prin ISO 32000, suporta campuri de semnatura independente. Fiecare semnatar are propriul camp de semnatura, cu propriul certificat digital, propria marca temporala si propriul hash.
Concret, aceasta inseamna ca:
- Semnatura A (de exemplu, calificata, pe certificat emis de certSIGN) genereaza un hash criptografic al documentului si il cripteaza cu cheia privata a semnatarului A
- Semnatura B (de exemplu, avansata, pe certificat emis de Namirial) genereaza un hash criptografic al documentului in starea sa la momentul semnarii si il cripteaza cu cheia privata a semnatarului B
- Fiecare semnatura este autonoma: are propriul certificat, propria marca temporala, propriul nivel de securitate
- Validarea se face per semnatura, nu per document. Un document poate avea 3 semnaturi valide, fiecare de tip diferit
Apreciem ca este relevant sa subliniem: ordinea semnarii conteaza din punct de vedere tehnic (semnatura B include in hash-ul sau si semnatura A, daca aceasta a fost aplicata anterior), dar tipul de semnatura nu depinde si nu influenteaza tipul semnaturii celorlalti semnatari. Fiecare semnatar decide independent ce tip de semnatura electronica utilizeaza.
4. Scenarii practice in activitatea SSM/PSI
In ceea ce ne priveste, platforma SSM.ro specializata in digitalizarea managementului raportului de munca gestioneaza in mod curent scenarii in care semnatarii utilizeaza tipuri diferite de semnatura electronica pe acelasi document. Cele mai frecvente situatii sunt:
a. Fise de instruire SSM/PSI: Conducatorul locului de munca poate semna cu semnatura electronica calificata (pe certificat calificat emis de certSIGN), iar lucratorul semneaza cu semnatura electronica avansata (prin mecanismul OTP integrat in platforma). Ambele semnaturi sunt valide, ambele au valoare de semnatura olografa conform Legii 214/2024.
b. Fise de aptitudine: Medicul de medicina muncii poate utiliza semnatura electronica calificata, iar angajatorul semneaza cu semnatura avansata. Documentul este complet si valid din punct de vedere juridic.
c. Documente semnate de institutii publice: Institutiile publice utilizeaza semnatura calificata prin STS (Serviciul de Telecomunicatii Speciale), in timp ce partenerii privati pot folosi semnatura avansata prin certSIGN, Namirial sau Transped. Documentul rezultat contine ambele tipuri, fiecare cu efectele juridice corespunzatoare.
Toate aceste necesitati au fost avute in vedere de catre echipa noastra la proiectarea platformei. Raportarea corecta trebuie sa aiba in vedere valoarea cu care semnaturile sunt aplicate pe document, fiind important ca semnaturile, indiferent de tip, sa fie aplicate cu valoare de semnatura olografa.
5. Ce conteaza: valoarea semnaturii, nu tipul identic
Pe un document electronic pot fi aplicate, cu aceeasi valabilitate juridica, doua tipuri de semnatura electronica. Mai precis, partile semnatare pot folosi fie acelasi tip, avansata sau calificata, fie o semnatura calificata si una avansata. Raportarea corecta trebuie sa aiba in vedere valoarea cu care sunt aplicate pe document, fiind important ca semnaturile, indiferent de tip, sa fie aplicate cu valoare de semnatura olografa.
Aceasta inseamna ca ceea ce conteaza nu este uniformitatea tipului de semnatura electronica pe document, ci respectarea a doua conditii cumulative:
- Fiecare semnatura sa fie avansata sau calificata (semnatura electronica simpla nu este suficienta pentru documentele din domeniul relatiilor de munca, inclusiv PSI)
- Fiecare semnatura sa fie aplicata cu valoare de semnatura olografa, conform Legii 214/2024
Chiar daca un semnatar foloseste semnatura calificata si celalalt semnatura avansata, documentul este complet din punct de vedere juridic, cu conditia ca ambele semnaturi sa indeplineasca cerintele de mai sus. In deplina concordanta cu prevederile legale, platforma SSM.ro asigura ca orice semnatura electronica aplicata prin intermediul platformei respecta aceste cerinte, indiferent de furnizorul de servicii de incredere utilizat (certSIGN, Namirial, Transped sau STS).
6. Recomandari practice
Recomandarea SSM.ro este ca angajatorii si specialistii in securitate si sanatate in munca si prevenirea si stingerea incendiilor sa tina cont de urmatoarele:
- Nu conditionati semnarea unui document de utilizarea aceluiasi tip de semnatura. Legislatia permite combinarea, iar platforma SSM.ro gestioneaza aceasta flexibilitate nativ
- Asigurati-va ca fiecare semnatura este cel putin avansata. Semnatura electronica simpla nu este acceptata pentru documentele subsecvente contractului individual de munca
- Verificati valoarea juridica per semnatura, nu per document. Cine a semnat, cand a semnat, cu ce tip de semnatura si daca in continutul documentului semnat electronic s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor sunt informatii disponibile in timp real in platforma
- Alegeti furnizorul in functie de nevoie. Institutiile publice vor folosi STS, companiile private pot alege intre certSIGN, Namirial sau Transped
Dincolo de aspectele mai sus invocate, platforma este utilizata de organizatii precum Banca Transilvania, Raiffeisen Bank, Altex, Wizzair, Romatsa, Agricover, certSIGN, Autonom, Wipro si Glovo, gestionand peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori, la un cost începând de la 1 leu pe angajat pe luna, la care se adauga 50 de bani pe semnatura electronica avansata.
FAQ
Pot semna un document cu semnatura calificata daca cealalta parte a semnat cu semnatura avansata?
Da. Nu exista nicio cerinta legala de uniformitate a tipului de semnatura electronica pe un document. Conform principiului nediscriminarii din Articolul 25 alineatul (1) al Regulamentului eIDAS 910/2014, fiecare semnatura se evalueaza independent. Platforma SSM.ro gestioneaza nativ combinarea semnaturilor avansate si calificate pe acelasi document.
Ce se intampla daca un semnatar foloseste semnatura simpla si celalalt semnatura avansata?
Semnatura electronica simpla nu este suficienta pentru documentele din domeniul relatiilor de munca, inclusiv securitatea si sanatatea in munca si prevenirea si stingerea incendiilor. Conform Legii 214/2024, doar semnatura avansata sau calificata are valoare de semnatura olografa. In SSM.ro, fiecare semnatura aplicata este cel putin avansata.
Angajatorul si lucratorul trebuie sa foloseasca acelasi furnizor de semnatura electronica?
Nu. Angajatorul poate utiliza un certificat de la certSIGN, iar lucratorul poate semna prin Namirial sau alt furnizor integrat in platforma SSM.ro. Fiecare camp de semnatura din documentul PDF este independent si functioneaza cu propriul certificat digital, indiferent de emitent.
Legea 214/2024 impune un anumit tip de semnatura electronica pe documentele SSM?
Legea 214/2024 transpune in dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS si stabileste ca semnatura electronica avansata sau calificata are valoare de semnatura olografa. Nu impune un tip unic pe document, ci un nivel minim per semnatar: avansata sau calificata. SSM.ro asigura conformitatea prin integrarea cu certSIGN, Namirial, Transped si STS.
Cum verific ce tip de semnatura a aplicat fiecare semnatar pe un document din SSM.ro?
Platforma SSM.ro afiseaza pentru fiecare semnatura aplicata pe document: cine a semnat, cand a semnat, tipul de semnatura (avansata sau calificata), furnizorul de servicii de incredere, marca temporala si daca in continutul documentului s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor. Peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori utilizeaza aceasta trasabilitate.
SSM.ro - alege informat!