Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Înainte de a digitaliza documentele de personal, întrebarea corectă nu este „pot semna electronic?", ci „ce spune Codul Muncii că pot și ce nu pot să fac?". Răspunsul scurt: Codul Muncii permite expres semnătura electronică în relațiile de muncă, dar o încadrează în trei reguli ferme. Angajatorul poate opta pentru semnătura electronică pentru toate înscrisurile din relațiile de muncă; angajatorul nu poate obliga salariatul să o folosească; iar organele de control au obligația să accepte documentele electronice, fără a le solicita și pe hârtie. În cele ce urmează vedem ce spune exact Codul Muncii și cum se completează el cu celelalte acte normative care guvernează semnătura electronică pe documentele de muncă, inclusiv în SSM și SU.

Cadrul legal: cele patru piese

Semnătura electronică în relațiile de muncă nu este reglementată de un singur act normativ, ci de un ansamblu coerent. Apreciem că, înainte de orice decizie practică, un angajator trebuie să rețină patru piese și ce aduce fiecare.

1. Codul Muncii este pivotul. El stabilește că un contract individual de muncă și înscrisurile subsecvente lui pot fi încheiate în format electronic și fixează regulile de bază: opțiunea angajatorului, interdicția de a obliga salariatul și obligația organelor de control de a accepta formatul electronic.
2. Legea 208/2021 a deschis efectiv calea. Ea a aprobat OUG 36/2021, actul care a introdus în Codul Muncii prevederile privind utilizarea semnăturii electronice în domeniul relațiilor de muncă, inclusiv în cel al situațiilor de urgență, ca activitate subsecventă încheierii contractului individual de muncă.
3. Legea 214/2024 este legea-cadru a semnăturii electronice. Ea transpune în dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS (UE) 910/2014, definește cele trei tipuri de semnătură și stabilește în ce condiții o semnătură electronică are valoare de semnătură olografă.
4. HG 259/2022 completează tabloul pe partea de SSM: ea reglementează explicit posibilitatea întocmirii fișei de instruire în format electronic, alături de celelalte documente specifice activității de securitate și sănătate în muncă.

Cu alte cuvinte: Codul Muncii spune cine poate semna și pe ce documente, Legea 214/2024 spune cu ce fel de semnătură, Legea 208/2021 explică de unde vine dreptul, iar HG 259/2022 confirmă că se aplică și pe fișele SSM. Cele patru se citesc împreună, niciuna separat.

Ce spune Codul Muncii despre semnătura electronică

Aici este miezul subiectului. Prin completările aduse de Legea 208/2021, Codul Muncii conține trei prevederi pe care orice angajator ar trebui să le cunoască pe de rost.

Prima: angajatorul poate opta. Potrivit art. 16 alin. (1²) din Codul Muncii, angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice avansate sau calificate, însoțite de marca temporală electronică ori de sigiliul electronic calificat al angajatorului, la întocmirea tuturor înscrisurilor din domeniul relațiilor de muncă, rezultate la încheierea contractului individual de muncă, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea lui. Condiția: opțiunea se stabilește prin regulamentul intern sau prin contractul colectiv de muncă aplicabil. Aceasta înseamnă că digitalizarea documentelor de personal este un drept recunoscut expres, nu o zonă gri.

A doua: salariatul nu poate fi obligat. Art. 16 alin. (1⁶) prevede că angajatorul nu poate obliga persoana selectată în vederea angajării ori, după caz, salariatul să utilizeze semnătura electronică la încheierea contractului individual de muncă, a actului adițional sau a altor documente emise în executarea contractului. Trebuie avut în vedere că această garanție protejează salariatul și impune o regulă de simetrie: pe același document, părțile folosesc același tip de semnătură, fie olografă, fie electronică avansată sau calificată.

A treia: organele de control trebuie să accepte. Art. 16 alin. (1⁸) stabilește că organele de control competente au obligația de a accepta, pentru verificare și control, contractele individuale de muncă, actele adiționale și celelalte înscrisuri din relațiile de muncă încheiate în format electronic, fără a le solicita și în format letric (pe hârtie). Este, probabil, prevederea care risipește cea mai mare teamă a angajatorilor: aceea că documentele electronice ar fi respinse la un control ITM sau ISU.

Cu alte cuvinte: Codul Muncii spune clar că poți digitaliza, că nu poți forța salariatul și că statul nu îți poate refuza documentele electronice. Restul este o chestiune de a alege tipul corect de semnătură.

Ce tip de semnătură e valabil pe documentele raportului de muncă sau de serviciu

Codul Muncii vorbește, nu întâmplător, despre semnătura electronică avansată sau calificată, nu despre orice fel de semnătură electronică. Distincția nu este una de nuanță, ci de valabilitate juridică.

Regulamentul eIDAS și Legea 214/2024 recunosc trei tipuri de semnătură: simplă, avansată și calificată. Diferența esențială pentru un angajator ține de momentul în care o semnătură electronică produce aceleași efecte ca semnătura olografă. Aici intervine art. 4 alin. (9) din Legea 214/2024: semnătura electronică simplă echivalează cu cea olografă doar în trei situații limitative, și anume pentru acte cu valoare patrimonială sub jumătate din salariul minim brut, pentru înscrisuri recunoscute de partea căreia îi sunt opuse și pentru documente convenite expres între profesioniști (noțiune definite de codul civil).

Documentele aferente raportului de muncă nu se încadrează în niciuna dintre aceste trei excepții. În mod evident, un contract individual de muncă, un act adițional sau o fișă de instruire SSM nu sunt acte patrimoniale de mică valoare convenite între profesioniști, ci documente cu regim juridic special.

Consecința este stabilită de art. 5 alin. (4) din aceeași lege: un înscris semnat cu semnătură electronică simplă, care nu se încadrează în excepții, nu are valoare de înscris sub semnătură privată, ci doar de început de dovadă scrisă. Cu alte cuvinte: dacă pui semnătură simplă pe o fișă de muncă, documentul nu mai probează prin el însuși și ar trebui completat cu elemente probatorii admise de lege și de competența instituției care administrează respectivul document (ex.martori, prezumții sau expertize). Tocmai de aceea, pe documentele de muncă, singura alegere corectă este semnătura electronică avansată sau calificată, însoțită de marcă temporală calificată. Cine vrea să înțeleagă de ce această diferență cântărește decisiv într-un litigiu poate citi analiza noastră dedicată forței probatorii a fișei electronice .

Obligațiile și opțiunile angajatorului

Dincolo de aspectele mai sus invocate, Codul Muncii și Legea 214/2024 lasă în sarcina angajatorului câteva decizii și câteva obligații concrete.

• Opțiunea se formalizează intern. Pentru a folosi semnătura electronică pe documentele de personal, angajatorul stabilește condițiile prin regulamentul intern sau prin contractul colectiv de muncă, conform art. 16 alin. (1²). Nu este suficient să decizi „de mâine semnăm electronic"; decizia trebuie reflectată în documentele interne.

• Costul este suportat de angajator. Este bine de știut: potrivit Codului Muncii, cheltuielile pentru crearea și utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și a sigiliului electronic pe documentele din relațiile de muncă sunt în sarcina angajatorului, nu a salariatului. Salariatul nu plătește pentru a semna un document aferent raportului de muncă sau de serviciu .

• Conformitatea cu eIDAS este obligatorie. Semnătura folosită trebuie să fie conformă Regulamentului eIDAS și Legii 214/2024. O semnătură neconformă poate înlătura obligația organelor de control de a o lua în considerare și poate conduce la constatarea că obligația legală nu a fost îndeplinită, cu consecințe contravenționale sau chiar penale.

• Simetria tipului de semnătură. Pe același document, părțile folosesc același tip de semnătură. Dacă salariatul refuză semnătura electronică, documentul se semnează olograf de ambele părți.

Cu alte cuvinte: digitalizarea documentelor din sfera ssm/su/hr este permisă și încurajată de lege, dar nu se improvizează. Ea presupune o opțiune asumată prin regulament, suportarea costului de către angajator și folosirea unei semnături avansate sau calificate, conformă cu prevederile legale în vigoare.

Aplicarea în SSM și SU

Tot ce am descris mai sus se aplică integral și documentelor din domeniile securității și sănătății în muncă și situațiilor de urgență. Motivul este simplu: fișele de instruire SSM și SU și celelalte documente similare sunt documente subsecvente contractului individual de muncă. Ele intră, așadar, sub aceleași reguli ale Codului Muncii ca orice alt înscris din relațiile de muncă.

Legea 208/2021 a precizat acest lucru expres, arătând că digitalizarea privește domeniul relațiilor de muncă, inclusiv cel al situațiilor de urgență, ca activitate subsecventă încheierii contractului individual de muncă. Pe partea de SSM, HG 259/2022 a confirmat la rândul ei că fișa de instruire poate fi întocmită și păstrată în format electronic.

Aceasta înseamnă că o fișă de instruire SSM sau SU semnată cu semnătură electronică avansată sau calificată are exact aceeași valoare ca una semnată olograf, ba chiar o forță probatorie superioară, datorită mărcii temporale calificate și trasabilității care arată cine a semnat, când a semnat, de pe ce dispozitiv și dacă în conținutul documentului semnat electronic s-a intervenit după aplicarea semnăturilor.

În ceea ce ne privește, pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, am construit platforma SSM.ro astfel încât aceste reguli să fie respectate automat. Lucrătorul parcurge materialul de instruire, promovează testul de evaluare a cunoștințelor acolo unde este cazul și aplică semnătura printr-un singur buton. Documentul rezultat este o fișă semnată cu semnătură avansată sau calificată, conformă eIDAS și Legii 214/2024, cu audit trail complet. Trebuie avut în vedere că SSM.ro nu este furnizor de semnătură electronică; platforma a integrat prestatori calificați de servicii de încredere precum certSIGN, Namirial sau STS, astfel încât utilizatorul să beneficieze de semnătură conformă fără demersuri prealabile.

Concluzie

Ce spune Codul Muncii despre semnătura electronică, în esență? Că angajatorul poate opta pentru semnătura avansată sau calificată pe toate înscrisurile din relațiile de muncă, prin regulamentul intern sau contractual colectiv de muncă; că nu poate obliga salariatul să o folosească; și că organele de control au obligația să accepte documentele electronice fără a le cere și pe hârtie. La acest cadru se adaugă Legea 214/2024, care stabilește că pe documentele aferente raportului de muncă semnătura simplă nu este suficientă, și HG 259/2022, care confirmă că regulile se aplică inclusiv fișelor de instruire SSM.

Pentru întrebări punctuale despre tipuri, verificare și confuzii frecvente, am pregătit un ghid separat cu semnătura electronică în SSM: 20 de întrebări. Iar dacă te gândești la pasul practic, platforma SSM.ro îți pune la dispoziție semnătura avansată și calificată, conformă, fără demersuri prealabile pentru lucrători.

SSM.ro - alege informat!

FAQ

Ce spune Codul Muncii despre semnătura electronică în relațiile de muncă?

Codul Muncii, completat prin Legea 208/2021, prevede la art. 16 alin. (1²) că angajatorul poate opta pentru semnătura electronică avansată sau calificată pe toate înscrisurile din relațiile de muncă, prin regulamentul intern sau contractul colectiv. Alin. (1⁶) interzice obligarea salariatului să folosească semnătura electronică, iar alin. (1⁸) obligă organele de control să accepte documentele electronice fără a le solicita și pe hârtie.

Pot fi obligat de angajator să semnez electronic documentele de muncă?

Nu. Conform art. 16 alin. (1⁶) din Codul Muncii, angajatorul nu poate obliga persoana selectată pentru angajare sau salariatul să utilizeze semnătura electronică. Dacă salariatul refuză, documentul se semnează olograf de ambele părți, deoarece pe același document părțile folosesc același tip de semnătură. Decizia de a semna electronic rămâne, așadar, o opțiune a salariatului.

Ce tip de semnătură electronică e valabil pe contractul de muncă și pe fișele SSM?

Semnătura electronică avansată sau calificată, conformă Regulamentului eIDAS și Legii 214/2024. Semnătura simplă nu este suficientă pe documentele de muncă: potrivit art. 4 alin. (9) din Legea 214/2024 ea echivalează cu cea olografă doar în trei situații limitative, în care documentele de muncă nu se încadrează, iar consecința este reducerea înscrisului la statutul de început de dovadă scrisă.

Acest articol are caracter informativ și nu înlocuiește consultanța de specialitate. Pentru situația concretă a companiei tale, consultă un specialist SSM autorizat.