Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

De ce nu poate fi utilizată semnătura electronică simplă în relațiile de muncă ?

Argumentul 1

Argumentația pornește de la definiția semnăturii electronice simple, astfel cum aceasta este precizată de art.2(2)b din Legea 214/2024 - ” semnătura electronică simplă - o semnătură electronică ale cărei elemente nu îndeplinesc cel puțin una dintre condițiile pe care trebuie să le îndeplinească o semnătură electronică avansată conform art. 26 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014” . Mai precis, acest tip de semnătură electronică, raportându-ne la definiție și la prevederile art.26 din Regulamentul (UE) nr.910/2014, nu face trimitere exclusiv la semnatar, nu permite identificarea semnatarului, nu este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său și nu este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată. Într-o astfel de situație, cel care invocă validitatea semnăturii electronice simple (angajatorul) este cel care va trebui să demonstreze faptul că aceasta aparține lucrătorului în dreptul căruia apare semnătura electronică simplă.

Argumentul 2

Raportându-ne la efectele juridice pe care le conferă documentelor pe care este aplicată, potrivit art.4(9) din Legea 214/2024 - ”Documentul electronic semnat cu semnătură electronică simplă produce aceleași efecte juridice ca un înscris semnat cu o semnătură olografă, în oricare dintre următoarele cazuri:

a) în cazul actelor patrimoniale evaluabile în bani, cu o valoare mai mică de jumătate din salariul minim brut pe economie la data semnării actului;

b) înscrisul semnat cu o semnătură electronică simplă este recunoscut de cel căruia îi este opus, recunoașterea putând să rezulte și din faptul neechivoc al executării în tot sau în parte, de către cel care contestă semnătura electronică simplă, a obligațiilor care s-au născut din înscrisul în formă electronică;

c) în cazul în care ambele părți sunt profesioniști în sensul art. 3 alin. (2) din Legea nr. 287/2009, republicată, cu modificările și completările ulterioare, acestea au agreat în mod expres, printr-un înscris semnat cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică calificată, că vor conferi semnăturii electronice simple efectele juridice ale semnăturii olografe. Părțile confirmă prin același act că au înțeles riscurile și sarcina probei privind semnătura electronică simplă”

O scurtă analiză a documentelor semnate cu semnătură electronică simplă care produc aceleași efecte juridice ca și documentele semnate cu semnătură olografă, astfel cum acestea sunt precizate de art.4(9) lit. a-c din Legea 214/2024, evidențiază faptul că documentele rezultate din executarea relațiilor de muncă nu sunt incluse în rândul celor care pot fi semnate în mod legal cu semnătură electronica simplă și care ar putea produce aceleași efecte juridice ca și documentele semnate cu o semnătură olografă. De regulă, opiniile care susțin legalitatea utilizării semnăturii electronice simple în relațiile de muncă se raportează la prevederile art.4(9)b din Legea 214/2024, susținând că fișa individuală de instruire în domeniul securității și sănătății în muncă, spre exemplu, poate fi recunoscută de lucrător ca reprezentând un document cu valoare juridică deplină, condiție necesară și suficientă pentru ca acest document să fie valid din punct de vedere juridic și atunci când poartă o semnătură electronica simplă.

Care este motivul pentru care SSM.ro nu împărtășește aceiași opinie, vom explica în cele ce urmează.

Analizând prevederile art.4(9) din Legea 214/2024, se poate constata că documentele rezultate din încheierea, executarea, modificarea sau incetarea raportului de muncă (sau de serviciu) nu se regăsesc între categoriile de documente care, semnate fiind cu o semnătura electronică simplă, sunt de natură să producă același efect juridic ca un înscris semnat cu o semnătură olografă. Dacă ne referim în mod special la fișa de instruire individuală, întocmită în format electronic, aceasta reprezintă constituirea unui mijloc de probă care atestă aducerea la îndeplinire de către angajator a obligației de instruire a lucrătorului, obligație care evidențiază un fapt petrecut deja la momentul semnării fișei de instruire.Prin urmare, nu se poate afirma că fișa de instruire electronică se poate încadra în prevederile art.4(9)b, întrucât acest document reflectă un eveniment încheiat la momentul semnării și nu conține nicio obligație pe care semnatarul ar putea să și-o asume și să o pună în executare în viitor, ca formă de recunoaștere a actului care îi este opus. Acest document nu este prevăzut pentru a servi asumării și aducerii la îndeplinire de către lucrător a unor obligații, în viitor, ci pentru ca instituțiile abilitate (ITM, parchet, instanță de judecată) să poată constata aducerea sau neaducerea la îndeplinire a obligațiilor angajatorului referitoare la instruirea lucrătorului, mai ales în cadrul cercetării evenimentelor în care acesta a fost implicat.

Pentru situațiile în care evenimentul este unul mortal, în mod evident lucrătorul nu poate avea nicio atitudine în legătură cu asumarea documentului pe care a aplicat o semnătură simplă, iar aparținătorii acestuia nu pot avea niciun indiciu care să confirme faptul că semnătura simplă a fost aplicată de victimă, având în vedere că acest tip de semnătură nu îndeplinește niciuna dintre condițiile de validitate a semnăturii avansate, astfel cum acestea sunt prevăzute de art.26 din Regulamentul (UE) eIDAS 910/2014 și prin intermediul cărora s-ar putea face legătura între conținutul documentului și manifestarea de voință a lucrătorului exprimată prin aplicarea unei semnături electronice simple.

Prin urmare, o eventuală invocare a art.4(9)b din Legea 214/2024, ca temei legal care să permită utilizarea semnăturii electronice simple pentru semnarea fișelor individuale de instruire, este una care nu poate să rezulte din interpretarea corectă a acestui articol și din raportarea la scopul pentru care art.81(1-3) din HG 1425/2006 reglementează întocmirea și semnarea fișei individuale de instruire.

Argumentul 3

Aplicarea unei semnături electronice pe un document, la fel ca și aplicarea unei semnături olografe, reprezintă acordul de voință liber exprimat al semnatarului în legătură cu conținutul respectivului document. În cazul documentelor electronice, administrarea acestora ca mijloace de probă este obligatoriu să se raporteze, în primul rând, la tipurile de semnătură electronică reglementate de Legea 214/2024, la sarcina probei și la categoriile de documente pe care fiecare tip de semnătură poate fi aplicat, astfel încât respectivul document să poată dobândi valoarea juridică pe care o prevede norma care îl reglementează.

Potrivit art.5(3) din Legea 214/2024 – ‘‘În cazul în care una dintre părți nu recunoaște sau contestă semnătura electronică simplă sau avansată, sarcina probei îndeplinirii condițiilor legale și tehnice aferente aparține celui care invocă validitatea semnăturii.‘‘

Menținând exemplul fișei de instruire individuală în domeniul securității și sănătății în muncă, se ridică întrebarea : în sarcina cui cade proba îndeplinirii condițiilor legale și tehnice, atunci când lucrătorul nu recunoaște sau contestă semnătura simplă care apare în dreptul numelui său pe fișa de instruire, ori atunci când o instituție abilitată să analizeze / administreze fișa de instruire ca mijloc de probă, este solicitată de către lucrător, sau de către aparținători, să verifice îndeplinirea condițiilor de legalitate și tehnice ale semnăturii electronice simple.

În mod evident, dincolo de nelegalitatea aplicării unei semnături simple pe un document neprevăzut de art.4(9) lit.a-c din Legea 214/2024, potrivit art.5(3) din aceiași lege, angajatorul este cel în a cărui sarcină cade obligația de a face proba validității semnăturii electronice puse la dispoziția lucrătorului și aplicate pe documentul supus contestării. Această obligație rezultă atât din prevederea explicită a art. 5(3) din Legea 214/2024, pentru că angajatorul este cel care invocă validitatea semnăturii atunci când pune la dispoziție instituțiilor competente fișa de instruire individuală, cât și din regulamentul de ordine interioară în care acesta a prevăzut condițiile de utilizare a documentelor electronice în relația cu lucrătorul, precum și tipul semnăturii electronice folosite și modalitatea de punere a acesteia la dispoziția lucrătorului.

Pentru că tipul de semnătură simplă cel mai des invocat ( de opiniile care susțin legalitatea folosiri semnăturii electronice simple în relațiile de muncă), este semnătura grafică realizată prin utilizarea mouseului sau prin folosirea degetului pentru schițarea acesteia pe ecranul tactil, rezultatul fiind o imagine asemănătoare cu semnătura olografă a semnatarului, se ridică întrebarea : cum va reuși angajatorul să facă dovada faptului că respectiva semnătură face trimitere în mod exclusiv la semnatar, că respectiva semnătură permite identificarea semnatarului, că a fost aplicată prin utilizarea unui mecanism care s-a aflat sub controlul exclusiv al semnatarului și că, după aplicarea respectivei semnături, conținutul documentului nu a fost modificat ?

În mod evident, în lipsa unei semnături care îndeplinește condițiile tehnice necesare activării panoului semnăturii electronice, panou care se activează în mod automat la deschiderea unui document semnat cu o semnătură electronica bazată pe un certificat digital, angajatorului nu-i rămâne niciun argument tehnic pe care să îl poată invoca în legătură cu validitatea semnăturii simple utilizate, pentru că tot ce poate fi invocat are în vedere o simplă analiză vizuală a unei imagini grafice a semnăturii aplicate cu mouseul sau cu degetul, și care, întotdeauna, va fi diferită de semnătura olografă aplicată de semnatar cu pixul sau stiloul.

Nu avem un răspuns util la întrebarea mai sus exprimată, motiv pentru care lăsăm eventualele răspunsuri pe seama angajatorilor care optează pentru utilizarea semnăturii simple în relațiile de muncă, sau pe seama celor care pot prezenta argumente de natură juridică în susținerea legalității utilizării semnăturii simple în relațiile de muncă.

Argumentul 4

Domeniul relațiilor de muncă beneficiază de o reglementare proprie, atunci când se pune problema utilizării semnăturilor electronice pentru semnarea documentelor care țin sau rezultă din încheierea, executarea, modificarea sau încetarea raportului de muncă (sau de serviciu).

Astfel, Legea 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate, însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului în domeniul relațiilor de muncă, și pentru modificarea și completarea unor acte normative, reprezintă actul normativ care are statutul lege specială în raport cu Legea 214/2024, ceea ce face ca Legea 214/2024 să nu aibe aplicabilitate decât în ceea ce privește principiile care stau la baza utilizării semnăturii electronice și să completeze Legea 208/2021 acolo unde aceasta nu prevede (ex: definirea tipurilor de semnătură electronica).

Potrivit art.1(4) din Legea 214/2024 - ” Prezenta lege reglementează cadrul juridic general în materia efectelor juridice ale semnăturilor electronice și este aplicabilă în măsura în care utilizarea și efectele unei semnături electronice nu se reglementează distinct prin legi speciale.” Din analiza acestui articol reiese în mod evident faptul că Legea 214/2024 reprezintă cadrul general care reglementeaza utilizarea legală a semnăturii electronice, iar Legea 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate si calificate în domeniul relațiilor de muncă, reprezintă o lege specială care reglementează utilizarea documentelor și a semnăturii electronice într-un domeniu de activitate bine definit, reglementat de codul muncii și de legislația subsecventă emisă pentru punerea în aplicare a acestuia. Concluzionând, în legătură cu acest aspect, constatăm că deși Legea 214/2024 definește și reglementează utilizarea legală a semnăturii electronice simple, aceasta nu este prevăzută de Legea 208/2021, care este o lege specială, ceea ce face ca semnătura electronica simplă să nu poată fi utilizată în mod legal în domeniul relațiilor de muncă.

Potrivit art.16(1^2) din Codul Muncii, astfel cum acesta a fost completat prin prevederile Legii 208/2021 ”Angajatorul poate opta pentru utilizarea semnăturii electronice, semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate (…).”

În mod eronat, sintagma „semnătura electronica” utilizată în cuprinsul art.16(1^2) din Codul Muncii a fost interpretată, până la apariția Legii 214/2024, ca reprezentând semnătura electronică simplă, fără a se putea, până la Legea 214/2024, să se precizeze care este definiția acestui tip de semnătură și care sunt condițiile pe care aceasta trebuie să le îndeplinească pentru a conferi valabilitate juridica recunoscută documentului pe care este aplicată. Dincolo de faptul că ”semnătura electronică” este un concept și nu o specie sau un tip de semnătură electronica, intenția legiuitorului în legătură cu tipurile de semnătură care pot fi utilizate în mod legal pentru semnarea documentelor din domeniul relațiilor de muncă a fost evidentă și a fost exprimată chiar în denumirea Legii 208/2021 privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate (…) , fără ca în această precizare să fie inclus și conceptul de semnătură electronică.

Un argument care indică faptul că ”semnătura electronică” menționată în art.16(1^2) din Codul Muncii este un concept si nu un tip sau o specie a semnăturii electronice, este dat de prevederile art.1(2) din Legea 214/2024 –” Prezenta lege stabilește condițiile utilizării semnăturii electronice, (…) .”

După cum se poate observa, articolul mai sus citat utilizează noțiunea de ”semnătură electronica” pentru a indica conceptul de semnătură electronica, urmând ca în cuprinsul legii să fie aduse precizări legate de definirea, domeniul de aplicare, sarcina probei și condițiile de valabilitate pe care trebuie să le îndeplinească cele 3 tipuri de semnături recunoscute în mod legal de Legea 214/2024 : semnătura electronica simplă, semnătura electronica calificată și semnătura electronica avansată. Prin urmare, utilizarea în denumirea Legii 208/2021 a tipurilor de semnătură care pot fi utilizate în mod legal în domeniul relațiilor de muncă – semnătura electronica avansată și semnătura electronica calificată, evidențiază, pe de o parte, voința legiuitorului în ceea ce privește precizarea explicită și limitativă a tipurilor de semnătură electronică acceptate în acest domeniu, iar pe de altă parte marchează statutul de act normativ cu caracter special pe care Legea 208/2021 îl are în raport cu Legea cadru nr.214/2024.

Dincolo de nelegalitatea utilizării semnăturii electronice simple în domeniul relațiilor de muncă, angajatorul care înclină, totuși, spre asumarea răspunderii și folosirii acestui tip de semnătură electronică, trebuie să ia în considerare următoarele consecințe :

• asumarea obligației stabilită prin prevederile art.5(3) din Legea 214/2024 , de a face dovada legalității și îndeplinirii condițiilor tehnice de existentă valabilă a semnăturii electronice simple, adică de a produce dovada faptului că semnătura electronica simplă conferă valoare juridică documentului pe care este aplicată, prin dovedirea că aceasta face trimitere exclusiv la semnatar, permite identificarea semnatarului, este creată utilizând date de creare a semnăturilor electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de încredere, exclusiv sub controlul său și că este legată de datele utilizate la semnare astfel încât orice modificare ulterioară a datelor poate fi detectată.
• 
  
• asumarea consecințelor care derivă din imposibilitatea de a prezenta autorităților competente documente valabile din punct de vedere juridic și care să ateste aducerea la îndeplinire a diverselor obligații rezultate din încheierea contractelor de muncă. În funcție de natura documentului și de contextul în care acesta este analizat, răspunderea angajatorului poate fi una de natură contravențională, penală sau civilă.

Argumentul 5

Potrivit art.81(1) din HG 1425/2006 ”Rezultatul instruirii lucrătorilor în domeniul securităţii şi sănătăţii în muncă se consemnează în mod obligatoriu în fişa de instruire individuală, întocmită pe suport hârtie sau în format electronic, conform informaţiilor prevăzute în anexa nr. 11, cu indicarea materialului predat, a duratei şi datei instruirii.”

De asemenea, art.81 (3^{^}3) din HG 1425/2006 stabilește că ”Angajatorul are obligaţia de a asigura trasabilitatea şi integritatea materialelor utilizate în cadrul fiecărei instruiri în format electronic a lucrătorului.”

Raportându-ne la obligațiile legale mai sus menționate, constatăm existența unei dificultăți evidente, sau chiar a imposibilității, în ceea ce privește respectarea obligației privind asigurarea trasabilității și integrității materialelor de instruire, atunci când pentru semnarea documentelor electronice sunt utilizate semnături electronice simple, nebazate pe un certificat digital. Verificarea modului de respectare a acestei obligații trebuie să facă parte, în mod firesc, din obiectivele fiecărui control efectuat de inspectorii de muncă și în cadrul căruia sunt supuse verificării fișele individuale de instruire și materialele de instruire utilizate, întocmite și semnate în format electronic.

Unul dintre cele mai importante mecanisme care pot sta la baza dovedirii trasabilității și integrității materialelor de instruire este reprezentat de panoul semnăturii electronice (”signature panel”). Apreciem că utilizarea semnăturilor electronice care permit activarea și interogarea acestui panou al semnăturii (care reprezintă actul de identitate al semnăturii electronice) reprezintă cea mai sigură modalitate de a pune la dispoziție dovada îndeplinirii de către semnătura electronica utilizată a condițiilor de valabilitate prevăzute de art.26 din Regulamentul eIDAS 910/2014 și, în același timp, de evidențiere a asigurării integrității și trasabilității documentului supus analizei.

Atât în situațiile în care fișele de instruire includ în conținutul lor materialele de instruire a lucrătorilor, cât și în situațiile în care fișele de instruire și materialele de instruire sunt reprezentate de documente diferite, este obligatoriu ca în conținutul acestor documente să nu se intervină după aplicarea semnăturilor electronice, prin adăugare sau eliminare de informație, pentru că acest demers va fi evidențiat în informatiile furnizate de panoul semnăturii. Mesajul afișat în panoul semnăturii ”Document has not been modified since this signature was applied” indică faptul că integritatea documentului a fost păstrată și, în același timp, este menținută și valoarea lui juridică în sensul că, conținutul documentului este cel în legătură cu care părțile semnatare și-au manifestat acordul de voință prin aplicarea semnăturii electronice. Recomandarea SSM.ro este ca fișa electronică de instruire să includă în conținutul său matrialele de instruire, indiferent că acestea sunt în format text, imagine sau video. Se evită în acest fel necesitatea de a dovedi legătura dintre denumirea materialului de instruire menționat în fișa de instruire și conținutul acestuia.

Materialul instruire întocmit în format electronic trebuie să aibe traseul prestabilit în HG 1425/2006, în sensul că acesta este emis de conducătorul locului de muncă, transmis lucrătorului în vederea instruirii / testării. Acest proces are ca finalitate generarea automată și semnărea fișei de instruire de către lucrătorul instruit, după care acest document se întoarce la conducătorul locului de muncă pentru semnare și se transmite persoanei care este desemnată pentru a verifica efectuarea instruirii. Acest circuit al fișei de instruire impune și aplicarea semnăturilor electronice de către particcipanții la procesul de instruire, semnături care includ în conținutul lor informații privitoare la momentul aplicării semnăturii. Prin urmare, o interogare a panoului semnăturii electronice ne va indica parcursul fișei de instruire și ordinea aplicării semnăturilor. În acest context subliniem faptul că utilizarea unei semnături simple, nebazate pe un certificat digital, nu va putea evidenția ordinea aplicării semnăturilor pe fișa individuală de instruire ceea ce pune angajatorul în situația de a nu putea face dovada asigurării trasabilității materialului de instruire, astfel cum aceasta este impusă de prevederile HG 1425/2006 (lucrător, conducător loc de muncă și persoana desemnată pentru verificarea instruirii).

Pentru a veni în sprijinul partenerilor noștri, platforma SSM.ro, prin funcțiile aferente managementului documentului electronic, asigură o trasabilitate a documentelor transparentă și conformă cu prevederile legale. Astfel, la emiterea materialului de instruire, ordinea aplicării semnăturilor pe fișa de instruire este prestabilită. Ulterior, automatizarea circuitului documentelor va permite ca, după aplicarea unei semnături electronice, platforma să transmită în mod automat documentul către următorul semnatar. De asemenea, datele statistice pe care platforma SSM.ro le pune la dispoziție, în legătură cu orice document electronic administrat prin intermediul acesteia, permit obținere unor date suplimentare si relevante în ceea ce privește trasabilitatea materialului de instruire : numele / funcția emitentului materialului de instruire si data la care acesta a fost emis, data transmiterii către lucrătorul ce urmează a fi instruit, data la care acesta deschide documentul, cât timp alocă pentru parcurgerea materialului de instruire, în cât timp și cât de corect răspunde testelor aferente instruirii, data la care aplică semnătura electronica pe fișa individuală de instruire. În același timp, rapoartele automatizate generate de platforma SSM.ro, permit obținerea tuturor acestor informații într-o formă organizată și relevantă în ceea ce privește trasabilitatea documentelor electronice.

Subliniem faptul că importanța furnizării acestor date statistice, în principal a datei la care a fost emis și semnat un document, are în vedere dovedirea îndeplinirii unor obligații la termenele stabilite prin lege. Instruirea lucrătorilor este una dintre obligațiile cu termen prestabilit, în legătură cu care, în cazul utilizării semnăturii electronice simple, angajatorul nu va putea să facă dovada realizării la termen a obligației pentru că semnătura electronica simplă, nebazată pe un certificat digital, nu furnizează această informație.

Pentru obținerea unui astfel de rezultat, apreciem că utilizarea semnăturilor electronice bazate pe un certificat digital este obligatorie. În cazul utilizării semnăturii electronice simple, asigurarea trasabilității și integrității materialului de instruire nu se mai poate baza pe un proces automatizat care utilizează date și informații rezultate din certificatul digital, pe care se bazează semnătura electronică avansată sau calificată. Într-o astfel de situație, toate datele și informațiile necesare pentru a dovedi trasabilitatea și integritatea materialului de instruire vor fi asumate și puse la dispoziție de către angajator și vor trebui să fie suficiente pentru a furniza aceleași informații care sunt puse la dispoziție de panoul unei semnături electronice bazate pe un certificat digital (avansată sau calificată).

Chiar dacă pe parcursul acestui material am încercat să aducem argumente de ordin tehnic sau juridic care să fie luate în considerare atunci când se decide în legătură cu alegerea tipului de semnătură electronică pentru semnarea documentelor din domeniul relațiilor de muncă, apreciem că este imperativ necesar să afirmăm că semnarea electronică a unui document reprezintă doar o parte din procesul de digitalizare a activităților de ssm/su/hr. Digitalizarea corectă, completă și eficientă a acestor activități presupune utilizarea unor soluții de digitalizare care să asigure un management complet al documentului electronic, pe toată perioada existenței lui, de la emitere, semnare, arhivare, recuperare sau punere la dispoziție și până la asigurarea garanțiilor referitoare la protecția datelor cu caracter personal și al securității cibernetice.

SSM.ro – alege informat !