Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Semnatura electronica utilizata in activitatea de securitate si sanatate in munca si prevenirea si stingerea incendiilor nu este un detaliu tehnic, ci o decizie cu implicatii juridice directe. Platforma SSM.ro utilizeaza exclusiv semnatura electronica avansata si semnatura electronica calificata pentru toate documentele subsecvente contractului individual de munca, in deplina concordanta cu prevederile Legii 214/2024 si ale Regulamentului eIDAS (UE) 910/2014. Peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori gestioneaza documente SSM/PSI prin intermediul platformei.

1. De ce tipul de semnatura electronica conteaza in activitatea SSM/PSI

Atunci cand un angajator semneaza electronic o fisa de instruire individuala, o fisa de aptitudine sau o fisa de identificare a factorilor de risc profesional, documentul respectiv trebuie sa aiba aceeasi valoare juridica pe care o are un document semnat olograf, cu pixul. In ceea ce priveste legislatia aplicabila, nu orice semnatura electronica indeplineste aceasta cerinta.

Potrivit Regulamentului eIDAS (UE) 910/2014, exista trei categorii de semnatura electronica:

• Semnatura electronica simpla - date in format electronic asociate altor date electronice, utilizate de semnatar (exemplu: o bifa intr-un formular online, un nume tastat, o semnatura olografa scanata)
• Semnatura electronica avansata - asociata in mod unic semnatarului, permite identificarea acestuia, este creata cu date aflate sub controlul exclusiv al semnatarului si permite detectarea oricarei modificari ulterioare a datelor
• Semnatura electronica calificata - o semnatura electronica avansata, creata cu un dispozitiv calificat de creare a semnaturilor electronice si bazata pe un certificat calificat emis de un prestator calificat de servicii de incredere

Cu alte cuvinte: semnatura simpla nu ofera nicio garantie privind identitatea semnatarului sau integritatea documentului. Semnatura avansata si cea calificata, in schimb, asigura trasabilitate completa: cine a semnat, cand a semnat, de pe ce dispozitiv si daca in continutul documentului semnat electronic s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor.

2. Ce spune legislatia despre semnatura electronica in relatiile de munca

Trebuie avut in vedere ca domeniul relatiilor de munca, inclusiv cel al prevenirii si stingerii incendiilor, ca activitate subsecventa incheierii contractului individual de munca, beneficiaza de reglementari speciale.

a) Legea 208/2021

Legea 208/2021 a deschis calea digitalizarii documentelor in domeniul relatiilor de munca, inclusiv in cel al prevenirii si stingerii incendiilor, ca activitate subsecventa incheierii contractului individual de munca. Conform acestei legi, angajatorii pot utiliza formatul electronic pentru documentele SSM/PSI, cu conditia ca semnatura electronica aplicata sa fie avansata sau calificata.

b) Legea 214/2024

Legea 214/2024, in vigoare de la 8 octombrie 2024, transpune in dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS 910/2014 si stabileste regimul juridic al semnaturii electronice in Romania. Conform art. 4 din Legea 214/2024:

• Semnatura electronica calificata are valoare echivalenta semnaturii olografe neconditionat
• Semnatura electronica avansata are valoare echivalenta semnaturii olografe in trei situatii: (1) cand este bazata pe un certificat digital emis de un prestator calificat de servicii de incredere (QTSP), (2) cand este recunoscuta de partea adversa, sau (3) cand exista un acord expres intre parti

Cu alte cuvinte: avand in vedere prevederile art.4(9) din Legea 214/2024 semnatura electronica simpla nu are valoare de semnatura olografa in domeniul relatiilor de munca.

Apreciem ca aceasta distinctie este esentiala pentru orice angajator care doreste sa digitalizeze documentele SSM/PSI in deplina concordanta cu prevederile legale.

c) HG 259/2022 si OMAI 712/2005

De asemenea, HG 259/2022 permite instruirea SSM in format online si semnarea electronica a fiselor de instruire individuala. In ceea ce priveste domeniul prevenirii si stingerii incendiilor, interpretarea coroborativa a prevederilor art. 47 din OMAI 712/2005 cu prevederile art. 16(1^2) din Codul Muncii si art.25(1) si 34(9) din Legea 214/2024 confirma posibilitatea utilizarii semnaturii electronice avansate sau calificate pe fisele de instructaj PSI.

Este bine de stiut: IGSU a confirmat oficial, in luna mai 2025, ca "fisele de instructaj, ca acte juridice intocmite in format electronic si semnate cu semnatura electronica avansata sau semnatura electronica calificata, produc aceleasi efecte juridice ca fisele de instructaj intocmite in format letric, completate si semnate olograf".

3. Ce tip de semnatura electronica utilizeaza platforma SSM.ro

In ceea ce ne priveste, platforma SSM.ro a fost construita de la inceput cu un principiu clar: zero compromisuri pe valoarea juridica a documentelor semnate electronic.

Concret, platforma SSM.ro pune la dispozitia utilizatorilor doua tipuri de semnatura electronica:

a) Semnatura electronica avansata

Platforma SSM.ro dispune de propria semnatura electronica avansata, denumita selfSign, bazata pe certificat digital. Toate semnaturile electronice puse la dispozitia utilizatorilor de SSM.ro sunt bazate pe certificat digital, ceea ce inseamna ca fiecare semnatura este asociata in mod unic semnatarului, permite identificarea acestuia si permite detectarea oricarei modificari ulterioare.

Dincolo de aspectele mai sus invocate, lucratorii nu au nevoie de semnatura electronica proprie. Platforma SSM.ro pune la dispozitie semnatura electronica avansata in mod instant, fara ca angajatul sa fie nevoit sa achizitioneze un certificat digital separat.

b) Semnatura electronica calificata

Pentru angajatorii care doresc nivelul maxim de securitate juridica, platforma SSM.ro este integrata cu multipli furnizori de servicii de incredere:

• certSIGN - prestator calificat de servicii de incredere, certificat la nivel european
• Namirial - prestator calificat de servicii de incredere cu prezenta internationala
• Transped - furnizor de solutii de semnatura electronica
• STS (Serviciul de Telecomunicatii Speciale) - pentru institutii publice

Intre semnatura obtinuta prin SSM.ro si cea de la furnizorii autorizati nu exista nicio diferenta din punct de vedere juridic. Integrarea cu acesti furnizori inseamna ca angajatorul poate alege tipul de semnatura electronica in functie de necesitatile proprii, fara a parasi platforma.

c) Ce NU utilizeaza SSM.ro

SSM.ro NU utilizeaza semnatura electronica simpla. Aceasta decizie nu este intamplatoare. Conform prevederilor legale mai sus mentionate, semnatura electronica simpla nu are valoare de semnatura olografa in domeniul relatiilor de munca si, prin urmare, documentele SSM/PSI semnate cu semnatura simpla pot fi contestate din punct de vedere juridic.

4. Costul semnaturii electronice in SSM.ro

Un aspect frecvent invocat de angajatori este costul semnaturii electronice. In acest context, trebuie avut in vedere ca, potrivit Codului Muncii, costul semnaturilor electronice utilizate pentru documentele subsecvente contractului individual de munca este responsabilitatea angajatorului.

Platforma SSM.ro a negociat cele mai accesibile preturi cu furnizorii integrati:

• Abonament platforma: de la 1 leu/luna/angajat
• Semnatura electronica avansata: 50 bani/semnatura
• Fara pachete minime: cat consumi, atat platesti

Aceasta inseamna ca un angajator cu 500 de lucratori plateste 500 lei/luna pentru acces la platforma, iar semnatura electronica avansata pe fisele de instruire costa 50 de bani per semnatura. In mod evident, costul digitalizarii este substantial mai mic decat costul gestionarii dosarelor fizice (tiparire, arhivare, transport, spatiu de depozitare).

5. Cum asigura SSM.ro integritatea documentelor semnate electronic

Pentru a veni in sprijinul partenerilor nostri, apreciem ca este important sa clarificam si modul in care platforma SSM.ro asigura integritatea si trasabilitatea documentelor semnate electronic.

Fiecare document semnat electronic prin intermediul platformei SSM.ro beneficiaza de:

• Trasabilitate completa: cine a semnat, cand a semnat, de pe ce dispozitiv si daca in continutul documentului semnat electronic s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor
• Panou de semnatura vizibil: fiecare document PDF contine un panou de semnatura care permite verificarea instantanee a validitatii semnaturii
• Certificat digital asociat: semnatura este legata de un certificat digital unic, emis pe numele semnatarului
• Autentificare in doi pasi (2FA): accesul la platforma si la functia de semnare este protejat prin mecanisme de autentificare avansata
• Stocare securizata: documentele sunt arhivate in cadrul platformei, cu acces controlat si auditabil

Toate aceste necesitati au fost avute in vedere de catre echipa noastra, o echipa cu peste 20 de ani de experienta formata din specialisti SSM/PSI, experti in dreptul muncii si informaticieni.

6. Clienti care utilizeaza semnatura electronica prin SSM.ro

Modelul de semnatura electronica implementat de SSM.ro este validat de organizatii din industrii diverse: Banca Transilvania, Raiffeisen Bank, Altex, Agricover, Wizzair, Romatsa, Miele, Draxlmaier, Autoliv, certSIGN, Autonom, Wipro, Glovo, E-Infra, Adrem ...... etc.

Aceste organizatii gestioneaza prin intermediul platformei SSM.ro documentele de securitate si sanatate in munca si prevenirea si stingerea incendiilor pentru mii de lucratori, utilizand semnatura electronica avansata si calificata, in deplina concordanta cu prevederile legale in vigoare.

Concluzii

Recomandarea SSM.ro este ca orice angajator care doreste sa digitalizeze documentele SSM/PSI sa verifice in mod obligatoriu tipul de semnatura electronica pe care il utilizeaza solutia informatica aleasa. Semnatura electronica simpla, desi mai ieftina si mai usor de implementat, nu are valoare de semnatura olografa in domeniul relatiilor de munca si poate genera riscuri juridice semnificative.

Platforma SSM.ro asigura:

• Semnatura electronica avansata si calificata - conformitate deplina cu Legea 214/2024
• Integrare cu furnizori certificati - certSIGN, Namirial, Transped, STS
• Trasabilitate si integritate - verificare completa a fiecarui document semnat
• Cost accesibil - de la 1 leu/luna/angajat + 50 bani/semnatura avansata
• Zero compromisuri - SSM.ro nu utilizeaza semnatura electronica simpla

Indiferent de dimensiunea organizatiei, platforma SSM.ro ofera instrumentele necesare pentru digitalizarea activitatii de securitate si sanatate in munca si prevenirea si stingerea incendiilor, in deplina conformitate cu cadrul legal.

FAQ

Ce tip de semnatura electronica foloseste SSM.ro?

Platforma SSM.ro utilizeaza exclusiv semnatura electronica avansata si semnatura electronica calificata, bazate pe certificat digital. SSM.ro nu utilizeaza semnatura electronica simpla. Semnatura avansata proprie se numeste selfSign, iar pentru semnatura calificata, platforma este integrata cu certSIGN, Namirial, Transped si STS.

De ce SSM.ro nu foloseste semnatura electronica simpla?

Conform Legii 214/2024 si Legii 208/2021, documentele din domeniul relatiilor de munca, inclusiv SSM si PSI, trebuie semnate cu semnatura electronica avansata sau calificata pentru a avea valoare de semnatura olografa. SSM.ro a ales sa respecte integral cadrul legal, eliminand riscul contestarii documentelor semnate electronic.

Cat costa semnatura electronica in platforma SSM.ro?

Platforma SSM.ro functioneaza cu un abonament de la 1 leu/luna/angajat, la care se adauga 50 bani/semnatura electronica avansata. Nu exista pachete minime: cat consumi, atat platesti. Costul semnaturilor electronice este, conform Codului Muncii, responsabilitatea angajatorului.

Angajatii mei au nevoie de semnatura electronica proprie pentru a folosi SSM.ro?

Nu. Lucratorii nu au nevoie de semnatura electronica proprie. Platforma SSM.ro pune la dispozitie semnatura electronica avansata in mod instant, fara ca angajatul sa fie nevoit sa achizitioneze un certificat digital separat. Aceasta este una dintre functionalitatile care diferentiaza SSM.ro de alte solutii de pe piata.

Semnatura electronica din SSM.ro este acceptata de ITM si ISU?

Da. Documentele SSM/PSI semnate electronic prin platforma SSM.ro, cu semnatura avansata sau calificata, au aceeasi valoare juridica ca documentele semnate olograf. IGSU a confirmat oficial in mai 2025 ca fisele de instructaj semnate electronic avansat sau calificat produc aceleasi efecte juridice ca cele semnate olograf.

SSM.ro - semnezi digital. Corect. Legal. Fara emotii.