Aplicație SSM – Platformă digitală instruire SSM online

Semnatura electronica simpla vs avansata: cum le deosebesti si de ce conteaza

Atunci cand un angajator sau un specialist SSM/PSI intalneste sintagma semnatura electronica simpla, tinde sa o considere echivalenta cu notiunea generala de semnatura electronica. Aceasta confuzie este una dintre cele mai frecvente si, din pacate, una dintre cele mai costisitoare din punct de vedere juridic. Platforma SSM.ro gestioneaza documentele electronice pentru peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori din Romania, iar distinctia dintre tipurile de semnatura electronica este fundamentala pentru conformitatea fiecarui document semnat prin intermediul platformei.

In cele ce urmeaza, vom analiza pe baza cadrului legal in vigoare ce este de fapt semnatura electronica simpla, prin ce difera de semnatura electronica avansata si calificata, si de ce in domeniul relatiilor de munca, inclusiv in cel al prevenirii si stingerii incendiilor, semnatura simpla nu este suficienta.

1. Ce este semnatura electronica simpla si ce NU este

Potrivit art. 3 pct. 10 din Regulamentul (UE) nr. 910/2014 (eIDAS), semnatura electronica inseamna:

"date in format electronic, atasate sau asociate logic altor date in format electronic, pe care semnatarul le utilizeaza pentru a semna"

Cu alte cuvinte: orice mecanism prin care o persoana isi exprima acordul in format electronic poate fi considerat, in sens larg, semnatura electronica. Un click pe un buton "Sunt de acord", o semnatura trasata cu mouse-ul pe ecran, un nume tastat intr-un formular, o bifa intr-un checkbox. Toate acestea sunt exemple de semnatura electronica simpla.

Trebuie avut in vedere ca aceasta definitie nu impune nicio cerinta tehnica specifica. Semnatura electronica simpla nu face trimitere la semnatar, nu permite identificarea persoanei care a semnat, nu este sub controlul exclusiv al semnatarului si nu permite detectarea modificarilor ulterioare aplicate documentului.

Este bine de stiut: intre sintagma generica "semnatura electronica" si notiunea juridica de "semnatura electronica simpla" nu se poate pune semnul egal. Prima este o categorie generala care include toate cele trei tipuri (simpla, avansata, calificata). A doua este tipul cu cele mai putine garantii juridice.

2. Cele 4 cerinte ale semnaturii electronice avansate: Art. 26 eIDAS

Diferenta fundamentala fata de semnatura electronica simpla apare in art. 3 pct. 11 coroborat cu art. 26 din Regulamentul eIDAS, care definesc semnatura electronica avansata prin 4 cerinte cumulative:

a) Trimitere exclusiva la semnatar. Semnatura electronica avansata este legata in mod unic de semnatarul sau. Fiecare semnatura face trimitere la o persoana fizica identificabila, prin intermediul unui certificat digital emis de un prestator de servicii de incredere.

b) Identificarea semnatarului. Spre deosebire de semnatura electronica simpla, semnatura avansata permite identificarea semnatarului. Din certificatul digital si din panoul de semnatura rezulta clar: numele complet, codul numeric personal sau alt identificator unic, precum si prestatorul care a emis certificatul.

c) Control exclusiv asupra datelor de creare. Semnatura electronica avansata este creata utilizand date de creare a semnaturii electronice pe care semnatarul le poate utiliza, cu un nivel ridicat de incredere, sub controlul sau exclusiv. Cu alte cuvinte: nimeni altcineva nu poate semna in numele semnatarului fara ca acesta sa autorizeze operatiunea.

d) Detectarea modificarilor ulterioare. Semnatura electronica avansata este legata de datele semnate in asa fel incat orice modificare ulterioara a datelor poate fi detectata. Daca in continutul documentului semnat electronic s-a intervenit dupa aplicarea semnaturilor, acest lucru devine vizibil automat.

Dincolo de aspectele mai sus invocate, apreciem ca este esential de subliniat un aspect pe care multi il ignora: Regulamentul eIDAS nu precizeaza o tehnologie specifica pentru semnatura avansata. Este un concept abstract. Cerintele de la art. 26 descriu ce trebuie sa faca semnatura, nu cum trebuie sa o faca. Acest lucru a fost identificat si de juristii romani ca un risc potential de interpretare inconsistenta, motiv pentru care Legea 214/2024 a fost necesara tocmai pentru a transpune in dreptul intern aceste prevederi si a clarifica efectele juridice.

3. Tabel comparativ: simpla vs avansata vs calificata

Pentru a veni in sprijinul partenerilor nostri, prezentam mai jos o comparatie structurata intre cele trei tipuri de semnatura electronica, asa cum sunt definite de Regulamentul eIDAS si de Legea 214/2024:

In ceea ce ne priveste, apreciem ca acest tabel evidentiaza un aspect fundamental: semnatura electronica simpla nu indeplineste niciuna dintre cele 4 cerinte ale art. 26 eIDAS. Nu este o versiune "mai usoara" a semnaturii avansate. Este o categorie complet diferita, cu un nivel de garantie juridica incomparabil mai redus.

4. De ce semnatura electronica simpla nu este suficienta in relatiile de munca

Legea 208/2021 a deschis calea digitalizarii documentelor in domeniul relatiilor de munca, inclusiv in cel al prevenirii si stingerii incendiilor, ca activitate subsecventa incheierii contractului individual de munca. Acest act normativ stabileste ca documentele subsecvente contractului individual de munca pot fi intocmite si semnate in format electronic.

In mod evident, nu orice tip de semnatura electronica satisface cerintele legale. Potrivit Legii 214/2024, art. 4, echivalenta cu semnatura olografa difera substantial in functie de tipul semnaturii:

• Semnatura electronica simpla are valoare de semnatura olografa doar in 3 situatii limitativ si expres prevazute, restrictiv enumerate de lege
• Semnatura electronica avansata are valoare de semnatura olografa in 3 categorii de acte juridice, inclusiv cele din sfera relatiilor de munca
• Semnatura electronica calificata are valoare de semnatura olografa neconditionat, pentru orice tip de act juridic

Cu alte cuvinte: pentru fisele de instruire individuala, fisele de aptitudine, fisele de identificare a factorilor de risc profesional si celelalte documente subsecvente contractului individual de munca, semnatura electronica simpla nu ofera garantia juridica necesara.

Trebuie avut in vedere ca riscul nu este doar teoretic. In cadrul inspectiilor ITM si ISU, documentele semnate cu semnatura electronica simpla pot fi contestate tocmai pentru ca nu permit identificarea semnatarului si nu asigura integritatea documentului dupa semnare.

5. Ce tip de semnatura electronica foloseste SSM.ro

In ceea ce priveste platforma SSM.ro, pozitia noastra este clara si consecventa: nu utilizam semnatura electronica simpla.

Toate documentele gestionate prin intermediul platformei SSM.ro sunt semnate exclusiv cu semnatura electronica avansata sau calificata, prin intermediul partenerilor nostri: certSIGN, Namirial, Transped si STS (pentru institutiile publice). Fiecare semnatura aplicata pe un document din cadrul platformei indeplineste integral cele 4 cerinte ale art. 26 din Regulamentul eIDAS:

1. Face trimitere exclusiva la semnatarul identificat prin certificat digital
2. Permite identificarea clara a persoanei care a semnat
3. Este sub controlul exclusiv al semnatarului, autentificat prin mecanisme dedicate (email, card RFID, card Edenred, autentificare in doi pasi)
4. Detecteaza automat orice modificare ulterioara a documentului, asigurand integritatea post-semnare

Confuzia dintre semnatura electronica simpla si semnatura electronica avansata nu este una de nuanta, ci una de substanta juridica. O bifa pe un formular online sau o semnatura trasata cu mouse-ul nu face trimitere la semnatar, nu permite identificarea, nu ofera control exclusiv si nu detecteaza modificarile ulterioare. In relatiile de munca, inclusiv in activitatile de securitate si sanatate in munca si prevenirea si stingerea incendiilor, este obligatorie semnatura electronica avansata sau calificata. Platforma SSM.ro nu a facut niciodata compromisuri in aceasta privinta."

6. Riscul interpretarii inconsistente si rolul Legii 214/2024

Dincolo de aspectele mai sus invocate, un element care merita atentie speciala este faptul ca semnatura electronica avansata ramane, in Regulamentul eIDAS, un concept abstract. Art. 26 descrie cerinte functionale, nu o tehnologie specifica. Acest aspect a fost semnalat in doctrina juridica romaneasca ca un risc de interpretare inconsistenta.

Legea 214/2024 a fost adoptata tocmai pentru a transpune in dreptul intern prevederile Regulamentului eIDAS si a clarifica, in art. 4, conditiile in care fiecare tip de semnatura electronica produce efecte juridice echivalente cu semnatura olografa. De asemenea, Legea 214/2024 precizeaza in art. 1(4) relatia cu legislatia speciala, inclusiv cu Legea 208/2021.

Aceasta inseamna ca un angajator care doreste sa digitalizeze documentele SSM/PSI trebuie sa verifice nu doar ca utilizeaza "semnatura electronica" in sens generic, ci ca semnatura electronica aplicata indeplineste cerintele semnaturii avansate sau calificate, asa cum sunt definite de legislatia in vigoare.

Recomandarea SSM.ro este ca orice angajator sa solicite furnizorului sau de semnatura electronica confirmarea explicita a tipului de semnatura utilizat si a conformitatii cu art. 26 din Regulamentul eIDAS.

Concluzie

Diferenta dintre semnatura electronica simpla si semnatura electronica avansata nu este o distinctie academica. Este o distinctie cu consecinte juridice directe, in special pentru documentele din sfera securitatii si sanatatii in munca si prevenirii si stingerii incendiilor.

Semnatura electronica simpla nu face trimitere la semnatar, nu permite identificarea, nu ofera control exclusiv si nu detecteaza modificarile ulterioare. Semnatura electronica avansata indeplineste toate cele 4 cerinte ale art. 26 eIDAS. Semnatura electronica calificata adauga si cerinta dispozitivului calificat de creare si a certificatului calificat emis de un prestator calificat de servicii de incredere.

Pentru mai multe detalii despre diferentele dintre semnatura simpla, avansata si calificata, va invitam sa consultati resursele disponibile pe blogul SSM.ro.

FAQ

Ce este semnatura electronica simpla?

Semnatura electronica simpla este, potrivit art. 3 pct. 10 din Regulamentul eIDAS, orice date in format electronic atasate sau asociate logic altor date electronice pe care semnatarul le utilizeaza pentru a semna. Exemple: click pe "Sunt de acord", bifa intr-un checkbox, semnatura cu mouse-ul. Nu impune cerinte tehnice si nu permite identificarea semnatarului. Platforma SSM.ro nu utilizeaza acest tip de semnatura.

Care sunt cele 4 cerinte ale semnaturii electronice avansate?

Potrivit art. 26 din Regulamentul eIDAS, semnatura electronica avansata trebuie sa: (1) faca trimitere exclusiva la semnatar, (2) permita identificarea semnatarului, (3) fie sub controlul exclusiv al semnatarului si (4) detecteze orice modificare ulterioara a documentului. Platforma SSM.ro asigura toate cele 4 cerinte prin integrarea cu certSIGN, Namirial, Transped si STS.

De ce semnatura electronica simpla nu este suficienta pentru documentele SSM/PSI?

Legea 208/2021 si Legea 214/2024 impun ca documentele subsecvente contractului individual de munca, inclusiv cele din domeniul SSM si PSI, sa fie semnate cu semnatura electronica avansata sau calificata. Semnatura electronica simpla nu indeplineste cele 4 cerinte ale art. 26 eIDAS si are valoare de semnatura olografa doar in 3 situatii limitate, care nu acopera relatiile de munca.

Care este diferenta dintre semnatura electronica avansata si calificata?

Semnatura electronica calificata indeplineste toate cele 4 cerinte ale semnaturii avansate, dar adauga doua elemente suplimentare: trebuie creata cu un dispozitiv calificat de creare a semnaturilor electronice (QSCD) si trebuie bazata pe un certificat calificat emis de un prestator calificat de servicii de incredere. Are valoare de semnatura olografa neconditionat, conform Legii 214/2024.

Ce tip de semnatura electronica foloseste platforma SSM.ro?

Platforma SSM.ro utilizeaza exclusiv semnatura electronica avansata si calificata pentru toate documentele gestionate: fise de instruire individuala, fise de aptitudine, fise de identificare a factorilor de risc profesional si celelalte documente subsecvente contractului individual de munca. Furnizorii integrati sunt certSIGN, Namirial, Transped si STS (pentru institutii publice), deservind peste 300.000 de lucratori si 3.000 de angajatori.

SSM.ro - alege informat!